Assistant Direction Entreprises

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  • Paris
  • CDI
  • Temps-plein
  • Il y a 14 heures
Rattaché(e) au Directeur de la Direction Entreprises Paris Grand Est (DE PGE), vous assurez les activités de coordination interne de la Direction et contribuez activement à son bon fonctionnement ainsi qu'à la fluidité de ses activités internes.En tant qu'Assistant(e), vos principales missions s'articulent autour des axes suivants :- Vie de la Direction
  • Veiller au bon fonctionnement quotidien de la Direction Entreprises;
  • Être le point de contact interne pour toute question logistique, administrative ou organisationnelle;
  • Assurer l'on boarding des nouveaux collaborateurs (internes / externes) et les premiers pas (remise du livret d'accueil (BEIGF & D.E.);
  • Centraliser les demandes informatiques, téléphonie, badges (entrée/sortie, habilitations aux outils, organigramme, Trombinoscope, etc.);
  • Organiser pour chaque nouvel arrivant un entretien de 30 mn environ avec D.E. / D.D. / D.S.C. dans les jours suivant son arrivée.
- Gestion des agendas de la DE
  • Anticiper les éventuels conflits d'agenda, prise de RDV interne/externe,
  • Etre en lien avec les assistantes COMEX,
  • Gérer les déplacements (priorisation des demandes, gestion des sollicitations externes, notes de frais, etc.)
- Support logistique et administratif
  • Suivre les commandes d'économat et les demandes d'intervention logistique ou immobilière.
  • Gérer le processus de commande, de facturation et de règlement des prestations externes via Easy.
  • Suivre le budget de fonctionnement, la flotte de véhicules, les délégations/pouvoirs, et les visites médicales.
- Gestion des accès et documentation
  • Contrôler et mettre à jour les habilitations informatiques (accès aux outils, répertoires partagés et mise à jour des procédures d'habilitation).
  • Rédiger et suivre les pouvoirs et délégations des collaborateurs de la Direction Entreprises
- Organisation et animation interne
  • Actualiser Organigramme & PTF, Cartes de démarche, Trombinoscope
  • Gérer les bonnes pratiques documentaires (archivage et capitalisation de nos missions)
  • Etre force de proposition sur l'animation d'équipe et le bien-être collectif.
  • Contribuer à la communication interne et externe
  • Organiser divers Comités, Plénières festive et non festive, Codir, etc.

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