Secrétaire du Pr Lapillonne Chef de Service de Néonatologie et Réanimation néonatale et Directeur Médical de DMU
AP-HP Hopital Necker - Enfants Malades (Paris)
- Paris
- CDI
- Temps-plein
Chef de service de Néonatologie et Réanimation néonatale
et Directeur médical du Département Médico-Universitaire (DMU) Malformations Congénitales et Anomalies du Développement (pendant la durée du mandat)
Gestion de l'agenda de M LapillonneAssurer l'interface avec la Direction de l'établissement, les interlocuteurs (chefs de Service, équipes médicales et encadrement du DMU et personnes extérieures)
Organisation de réunions, visio-conférences via l'assistant de planification Outlook et les outils Zoom, Skype
Accueil et soutien administratif des médecins, internes, externes et étudiants en médecine du service et du DMU : liaisons avec la Direction des soins, organisation et programmation des cours, évaluation (entretiens annuels, évaluation de stage etc)
Saisie des listes de gardes et astreintes (Chronos)Organisation de sa consultation spécialisée de néonatologie : gestion des rendez-vous, préparation de comptes rendus, participation à la consultation, prise de notes, rédaction, relecture et envoi du compte-rendu, communication avec les familles
Suivi des cohortes spécifiques
Saisie et mise à jour des fiches de la base de données du service, extraction de données
Prise de notes et élaboration des comptes rendus de réunion et conseil de serviceAccueil physique et téléphonique des familles et visiteurs : orientation, prise et transmission efficace des messages
Gestion et tenue du dossier médical
Classement numérique et participation archivage
Saisie et mise en forme des comptes rendus d'hospitalisation, de consultation, courriers divers
Saisie et mise à jour de documents propres au service (protocoles, dossiers de Néonatalogie)
Gestion partagée des demandes de communications des dossiers médicaux en lien avec le service juridique
Participation à la gestion des courriers en interne et en externe : envoi, relève, distribution
Participation à la formation et au tutorat des stagiaires et des nouveaux professionnels du secrétariat
Assurer le remplacement des collègues lors des congés et une aide ponctuelle si charge de travail importanteOrganisation administrative de l'enseignement de l'option/DIU de néonatologie : organisation et diffusion du programme, réservation de salles, suivi des inscriptions, questionnaires de satisfaction, suivi du parcours des étudiants, des dossiers d'examen, saisie des notes, édition des procès verbaux etcORGANISATION DE TRAVAIL
Travail sur une amplitude horaire 7h30 ou 7h36 en temps plein, du lundi au vendrediQUALITES ET COMPETENCES
- Autonomie, rigueur, dynamisme
- Esprit d'initiative, sens de l'organisation, esprit d'analyse et de synthèse
- Sens de l'accueil, aisance relationnelle, discrétion
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Savoir travailler en équipe et avec plusieurs praticiens et professionnels paramédicaux
- Identifier, analyser et prioriser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle
- Elaborer, adapter et optimiser un planning de travail
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence
- Utiliser les outils bureautiques et logiciels institutionnels