Chef.fe du service scolaire et administratif

Ville de Houilles

  • Houilles, Yvelines
  • CDD
  • Temps-plein
  • Il y a 1 mois
Votre mission :Sous l’autorité du Directeur de la Direction de l’éducation et de l’enfance, vous assurez :1. La gestion, planification et coordination des tâches administratives :
  • Supervision des activités administratives au sein du pôle Scolaire.
  • L’organisation des processus pour une meilleure efficacité.
2. L’appui méthodologique et conseil aux cadres :
  • L’assistance aux cadres du pôle sur les questions administratives, juridiques, financières et en ressources humaines.
  • La proposition de solutions pour optimiser et sécuriser les procédures.
3. La mise en place d’outils et optimisation des processus :
  • La création et mise en œuvre d’outils destinés à sécuriser et améliorer les processus administratifs.
  • Analyse des pratiques pour identifier et résoudre les dysfonctionnements éventuels.
4. La coordination des relations avec les usagers :
  • La gestion des relations liées aux formalités administratives pour les usagers.
  • La garantie de la qualité et de la clarté dans les échanges avec les utilisateurs.
A cet effet, vous aurez pour missions :1. Suivi budgétaire et financier
  • Développer et mettre en place des outils de suivi pour les budgets et marchés.
  • Superviser l’exécution des budgets (recettes et dépenses). Préparer les budgets (commandes, factures, devis).
  • Contrôler les crédits votés et effectuer les ajustements nécessaires.
  • Rechercher des financements (CAF, CTG, Région, Département, etc.) et répondre aux appels à projets.
  • Élaborer des tableaux de bord pour les gestionnaires.
  • Assurer le suivi des recettes, notamment les veilles recettes et les subventions.
  • Explorer des opportunités de nouvelles recettes ou subventions.
2. Gestion des marchés publics
  • Identifier et formaliser les besoins en lien avec les utilisateurs.
  • Superviser les renouvellements, les dépouillements, et le suivi administratif des marchés.
  • Superviser les documents nécessaires (pièces justificatives, tableaux d’analyse, etc.).
  • Maintenir à jour les inventaires d’équipements en lien avec le secteur propreté/logisticiens
  • Coordonner avec le service de la commande publique.
3. Contrôle de gestion
  • Calculer les coûts (par élève ou utilisateur des services).
  • Proposer des mesures pour optimiser les dépenses.
  • Produire des comptes de résultats destinés aux financeurs.
4. Supervision de l’Espace famille
  • Assurer un accueil efficace des familles.
  • Gérer les inscriptions scolaires, périscolaires, et la carte scolaire (logiciels Concerto et ONDE).
  • Superviser les effectifs scolaires et les dossiers des élèves (publics, privés),
· Gestion des enfants bénéficiant d’une instruction à domicile en lien avec le Ccas
  • Organiser les commissions de dérogation et les campagnes d’inscription.
  • Simplifier et dématérialiser les démarches administratives.
  • Assurer la gestion des conseils d’écoles, des élections des parents d’élèves, et des réunions stratégiques.
5. Interface entre la DEE, les écoles et les services internes
  • Assurer la liaison entre la direction, les établissements scolaires, et les partenaires institutionnels.
  • Participer à des projets stratégiques (travaux, réhabilitation des écoles, etc.).
6. Gestion des ressources humaines du secteur
  • Superviser le recrutement, le suivi des présences, et la gestion des absences des agents.
  • Organiser et animer les réunions de service.
  • Encadrer directement l’équipe de l’Espace famille et des agents administratifs.
7. Contribution au processus délibératif
  • Rédiger les rapports, conventions, et documents nécessaires pour les comités techniques et conseils municipaux.
  • Participer activement aux réunions avec les élus et les partenaires institutionnels
Le profil idéal :· Connaissances du fonctionnement et des spécificités des collectivités territoriales ;· Connaissances des marchés publics ;· Connaissances des droits et obligations des fonctionnaires.· Compétences et connaissances managériales ;· Aptitudes à fédérer et développer des logiques de coproduction de l’action publique ;· Force de proposition pour la création de nouveaux outils d’organisation et de gestion ;· Rigueur et sens de l’organisation ;· Capacité aux relations fonctionnelles ;· Sens du dialogue et de la communication ;· Sens des responsabilités ;· Qualités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse ;· Capacité d’adaptation ;· Maîtrise des outils informatiques ;· Ponctualité.

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