Assistant Pédagogique (H/F) - CDI

• Réaliser l’inscription et le dossier administratif des apprenants ;
• Vérifier et/ou réaliser l’affectation des apprenants aux modules de formation identifiés ;
• Gérer les présences et absences ;
• Éditer et envoyer les convocations, bilans de fin de formation et attestations ;
• Gérer les demandes d’affectation des formateurs travailleurs indépendants sur les formations et saisir les informations selon les process en vigueur ;
• Envoyer les contrats de formateurs et le suivi d’heures réalisées en lien avec le référent TI ;
• Assister les différents services sur le suivi des dossiers de financement en lien avec les plateformes des financeurs et prescripteurs ;
• Collecter, contrôler et renseigner les données nécessaires à la certification Qualiopi et à la démarche qualité de la structure en lien avec le référent Qualiopi et le service Qualité, études et innovation ;
• Contrôler et saisir les factures des intervenants.

• Mettre à jour et saisir l’emploi du temps du formateur et des apprenants en lien avec les équipes pédagogiques ;
• Déclencher les commandes de badges pour les apprenants et leur transmettre une fois fabriqués ;
• Gérer les réservations de salles et l’accueil logistique d’une session de formation en présentiel et en distanciel ;
• Contrôler, renseigner et mettre à jour les effectifs réels des promotions pour les emplois du temps et la gestion des salles sur l’année ;
• Mettre en œuvre les sessions d’examen écrits et oraux (réservation de salles, recherche de surveillants, préparation des copies, renseignement sur l’emploi du temps, etc.) en collaboration avec le Responsable Formation ;
• Organiser les examens officiels en lien avec les directives du rectorat ;
• Gérer les sessions de rattrapage ;
• Réaliser les enquêtes statistiques demandées, le cas échéant.

• Mettre en forme les documents de rentrée (trombinoscope, règlement intérieur, etc.) et les communiquer aux Responsables de Formation et Intervenants ;
• Accompagner les apprenants dans les démarches administratives et de financement ;
• Informer et traiter les litiges et difficultés de premier niveau des apprenants ;
• Orienter les apprenants vers les interlocuteurs adaptés en fonction de leurs demandes ;
• Participer à l’organisation et le déroulé des journées de rentrée en lien avec le responsable de formation ;
• Participer à l'organisation des événements ponctuels internes de la structure.

• Disposer d’une expérience significative sur un poste d’assistanat/gestion administrative et financière, réalisé idéalement dans le secteur de la formation professionnelle et/ou de l’enseignement supérieur ;
• Être à l'aise avec les outils de bureautiques (pack office (Word, Excel, Powerpoint) et Office 365) ;
• Faire preuve d'organisation, de gestion des priorités, de rigueur, de réactivité et d'écoute active ;
• Connaître la règlementation de la formation professionnelle en vigueur serait un atout. (Insertion, alternance, formation continue, VAE…).

Groupe IGENSIA Education