Assistant de Direction Générale H/F
L'Union Sociale pour l'Habitat
- 10e Arrondissement, Paris
- CDI
- Temps-plein
En fonction de l'activité et des besoins au sein des différents pôles du siège, vous venez en appui ponctuel des services tels que les ressources humaines ou la clientèle.Vous assurez la gestion du planning de votre manager et procédez à des triages par importance des informations pour sélectionner les actions prioritaires.
Vous planifiez les réunions d'affaires en choisissant les lieux les plus indiqués et réorganisez l'agenda en tenant compte des imprévus professionnels de celle-ci. Vous assurez une fonction d'intermédiaire entre la directrice générale et les différents partenaires de l'entreprise.Vous gérez et assurez un suivi des courriers des locataires en lien avec les Directions Territoriales, vous organisez les dossiers demandés et vous effectuez des travaux de classement et d'archivage.Vous assurez le secrétariat du Conseil d'administration en lien avec la Direction Juridique de la Holding (prise de notes et mise en forme, centralisation des délibérations, préparation du dossier du Conseil, convocation des administrateurs, rédaction du Procès-verbal de la séance, …). Vous gérez les formalités administratives et légales liées au fonctionnement du Conseil d'administration et des Assemblées générales auprès du greffe du tribunal.Vous participez à l'organisation des élections des représentants des locataires et des représentants du personnel au Conseil d'administration.Le cas échéant, vous gérez la situation administrative des Directions Territoriales en tant qu'établissement secondaire.Sur le volet des services généraux, vous travaillez en lien avec la holding sur la gestion des bureaux, des locaux et mobiliers pour le siège, ainsi que le stock des fournitures de bureau. Vous assurez la gestion des parcs de matériel et prévoyez leur renouvellement si nécessaire : copieurs, fontaine à eau, téléphonie, etc.Vous suivez administrativement (autorisations d'utilisation, attestations obtention de permis de conduire, suivi des cartes carburants, badges télépéage, etc.) le parc de véhicules de service.Vous coordonnez toutes les questions relatives au fonctionnement des matériels informatiques en coordination avec la DSI.ProfilDe formation minimum BAC+2 en assistanat de direction, vous justifiez d'une expérience réussie d'au moins 3 ans sur un poste similaire.Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et avez une appétence marquée pour les chiffres nécessaire à la gestion des budgets de votre périmètre.Facilitateur, vous faites preuve de réactivité et d'organisation avec un réel sens pratique. Vous êtes une personne de confiance.Vos qualités rédactionnelles et relationnelles sont reconnues. Vous faîtes preuve d'une grande capacité d'adaptation et d'une réelle agilité dans le traitement de l'information.Enfin, faut-il le rappeler, discrétion, sens de la confidentialité et du discernement sont des qualités incontournables dans les missions du parfait assistant.