Présentation de la collectivité, de la direction et du serviceLa direction des Archives et du Patrimoine Culturel, en plus des missions de collecte et de conservation, est chargée de développer l'accès du public aux fonds conservés et la connaissance de l'histoire et du patrimoine local. Elle comprend plusieurs établissements : les archives départementales, 2 musées départementaux (Musée de la résistance et de la déportation à Toulouse et le musée archéologique à St Bertrand de Comminges), ainsi qu'une mission « Occitan et Patrimoines ».Le service Administration Générale, seul service intervenant en transversalité sur l'ensemble de la direction, répond à toutes les demandes administratives, financières et RH.Il assure aussi l'accueil téléphonique et physique du public, le secrétariat, et, la gestion technique et logistique des Archives départementales de la Haute-Garonne (AD31).Enjeux , Missions, Conditions particulières d'exerciceEnjeux et objectifs du postePiloter, organiser et coordonner les activités de gestion administrative, RH, accueil, logistique, maintenance et gestion financière pour la direction et ses différents établissements en lien avec les services supports de la collectivité. Traiter en direct les dossiers les plus complexes.Assurer l'encadrement, l'organisation et la mobilisation de l'équipe.Activités (regroupées par thèmes et hiérarchisées)PrincipalesManagement :Animer, coordonner et encadrer l'activité des agents ou agentes du serviceOrienter, déléguer, responsabiliser, protéger l'agent·e et le groupeRéaliser les entretiens professionnels des agent.e.s et accompagner au développement des compétencesAméliorer les conditions de travail ; Signaler les difficultés et les risques ; Relayer les décisions ; Organiser et garantir leur mise en oeuvre par les agent·e·sInitier et accompagner les changements d'organisation du service ; Concevoir, diffuser et s'assurer du respect des procédures ; Organiser le service en fonction des effectifs et des compétences présentesGestion :Coordonner et gérer les activités du service en matière de ressources humaines, commande publique, finances, affaires juridiques, maintenance, logistique, sécurité et bâtiments en interface avec les autres directions et particulièrement les directions supportÊtre force de proposition pour apporter tous les correctifs et améliorations nécessaires dans ce domaine, en concertation avec les responsables des services et établissements de la directionTraiter les dossiers les plus complexes et ceux d'envergure pour la directionContribuer à la circulation de l'information à l'intérieur de la directionAssister le directeur ou la directrice dans la mise en oeuvre de la sécurité incendie et de la sûreté des bâtiments, notamment des archives départementalesOrganiser pour les archives départementales l'accueil téléphonique et le secrétariat en concertation avec les autres services de la directionPréparer les budgets, les prospectives budgétaires et suivre l'exécution du budget (fournitures, prestations, subventions)Participer au suivi analytique mené par la DGDElaborer et suivre les marchés publicsSuperviser les achats de fournitures et de servicesElaborer et suivre les dossiers présentés à la Commission PermanentePrendre part aux actions transverses impulsées par le Conseil départemental (développement durable, plan de continuité de l'activité, contrôle de gestion ...)Apporter un appui administratif et comptable au Syndicat Mixte gérant le musée de l'Aurignacien, établissement en lien fonctionnel avec la directionSecondairesRelayer et expliciter l'information descendante ; Produire, amender, valider, et relayer l'information ascendante ; Construire, alimenter et interpréter les tableaux de bord de l'activité ; Rendre compte de l'activité et des résultats obtenus auprès de la hiérarchieAssurer la cohérence et la coordination sur les dossiers transversauxReprésenter le Conseil départemental par délégationConditions particulières d'exerciceTélétravail possible - Oui (sous réserve des nécessités de service)Contraintes horaires - Manifestations et réunions ponctuelles organisées par la direction en soirée ou week-endsDéplacements - Environ une fois par semaine à l'hôtel du département, sur les différents sites de la direction (Capelles 1 et Saint Gaudens) et aux muséesProfil recherchéSavoirsMéthodes et outils de managementTechniques d'organisation et de planificationCadre juridique des politiques publiques et leurs enjeuxEnvironnement administratif, institutionnel et politiqueProcédures et règlementation relatives aux domaines traités (RH, commande publique...)Mécanismes et nomenclatures comptables et budgétaires des collectivitésSavoir-faireConduire et animer des réunions, des groupes de travailSuperviser, contrôler et évaluer les activités de l'entité encadréeConduire un projetConduire et/ou accompagner la conduite du changementSavoir êtreEsprit d'initiativeMéthode et rigueurTravail en équipeConfidentialitéAnalyse et synthèseRespect et écouteAdaptabilitéDisponibilitéRéactivitéDate de fin de publication : 11/09/2025
