Secrétaire de direction H/F à CHU LIMOGES
Centre Hospitalier Universitaire de Limoges
- Limoges, Haute-Vienne
- CDI
- Temps-partiel
Nous recrutons un(e)secrétaire de direction au sein de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation.Mission– Organiser pour les trois Directeurs(rices) et pour l’ensemble des agents de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation: la réception, le traitement et le suivi des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers pour la Direction des Ressources Humaines et de la Formation.– Être garante de la circulation de l’information au sein de la Direction Ressources Humaines et de la Formation.Coordination du secrétariat : assurer le suivi de l’information et l’évolution des dossiers en lien avec la secrétaire à mi-temps, accompagner les nouveaux arrivants et stagiaires au sein du secrétariat, préparer l’arrivée de tout nouvel arrivant au sein de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation (demander les accès informatiques et la création d’une messagerie, mise à jour de l’annuaire téléphonique et de la signalétique).Accueil physique : renseigner et orienter les personnes (agents et/ou visiteurs) selon leur demande.Accueil téléphonique : centralisation de plusieurs lignes (secrétariat, directeurs, attaché(e) et bureau des instances) et gestion des appels selon les cas (filtrage des appels, renseignement et orientation, prise de RDV…).Gestion des agendas : prise des rendez-vous et tenue des agendas des directeurs de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation (parfois des attachés), préparation des réunions et des déplacements.Gestion des courriers : réception du courrier entrant (via les vaguemestres, la boîte aux lettres, en main propre, la messagerie électronique). Tri et distribution du courrier pour les différents secteurs, ouverture des courriers adressés aux directeurs et suivi des réponses apportées par les services. Archivage et classement des courriers.Rédaction : de courriers et de compte-rendu (de réunion, d’entretien…)Organisation de réunions : planification, réservation de salle, convocation, préparation des dossiersGestion d’outils de gestion et d’organisation : création et mise en place de supports permettant de faciliter le suivi et la diffusion d’informations, mise à jour et diffusion du papier à en-tête, gestion des listes de diffusion pour la Direction des Ressources Humaines et de la Formation (listes de publipostages, listes Outlook, annuaire sur Hermès)Référente RH – Gestion documentaire Ennov : mettre en ligne sur Ennov les documents de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation (fiche de poste, procédures, enregistrements…) et en assurer le suiviGestion « logistique » de la DRH : ouverture et fermeture des archives, réalisation de bons de travaux, gestion du photocopieur (carnet d’adresses, réception des cartouches…), mise à jour de la signalétique, préparation aux prises de postes au sein de la Direction (logistique, signalétique, etc.)Référente – Gestion des fournitures : contrôle des stocks au sein du secrétariat, recensement des besoins de l’ensemble de la direction, réalisation de la commande en respectant le budget, réception des commandes et distribution dans les services.Missions spécifiques :Suivi des courriers transmis par la Direction Générale : réception et diffusion auprès des services, suivi de la réponse et transmission de la réponse, archivageSuivi des courriers interne à la Direction des Ressources Humaines et de la Formation : réception et diffusion auprès des services, suivi et relance de la réponseSuivi des contrats d’objectifs /d’accompagnement : centralisation des contrats d’objectifs/accompagnement, enregistrement, diffusion aux agents et encadrement, suivi et archivageParticipation à l’élaboration d’événements spécifiques (Journée d’accueil, Forum…)Gestion du courrier du secteur Absentéisme et temps de travail : ouverture, tri et répartition du courrier du secteur selon les sujets (arrêts maladie, ordres de mission, imprimés CET ou congés…) et les gestionnaires en charge des dossiers (répartitions par ordre alphabétique)ProfilFormations obligatoires requises :Baccalauréat (niveau IV)BTS Assistante de Gestion / Direction (niveau III)Connaissances et compétences particulières (Savoir-faire) :– Maîtriser internet et les outils informatiques suivants : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, EVRH, Ennov, Hermès– Assurer un accueil de qualité– Effectuer des transmissions efficaces– Identifier un problème et savoir en rendre compte– Prendre des initiatives adaptéesQualités professionnelles (Savoir-être) :– Aptitudes relationnelles– Curiosité intellectuelle– Disponibilité– Adaptabilité– Loyauté– Réactivité– Respect du secret professionnel et la confidentialité des informations