ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F) GESTION DE LA SCOLARITE IFSI - IFAS
GHU Paris Psychiatrie & Neurosciences
- 14e Arrondissement, Paris
- CDD
- Temps-plein
Statut : Fonctionnaire ou Contractuel
Grade : Adjoint administratif
Intitulé du poste : ASSISTANTE ADMINISTRATIVE POUR LA GESTION DE LA SCOLARITE IFSI IFAS
Lieux de travail : IFSI 1 rue Cabanis 75014 Paris
Accès par :
Métro ligne 6, station Glacière
Bus n°21, 62, 88
RER B station Denfert Rochereau
Organisation du travail Lundi au vendredi
Horaires Sur la base légale du temps de travail à temps plein du lundi au vendredi
Spécificités liées à la fonction : 28 Congés annuels, 14 RTT.
A savoir que les Instituts sont fermés 1 semaine sur les vacances de printemps, 2 semaines au mois d'août, et 2 semaines pour les fêtes de fin d'année.
Poste à pourvoir à compter du 17 novembre 2025VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE UN ACTEUR HOSPITALIER MAJEUR DANS LA PRISE EN CHARGE EN PSYCHIATRIE ET NEUROSCIENCES ?Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie et neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.
Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale. 2 chrono pour connaître le GHU Paris en images animées
Rejoindre le GHU Paris, c'est intégrer une communauté hospitalière engagée qui prend soin des professionnels qui prennent soin des patients. #jechoisisleGhuParis
www.ghu-paris.fr / LinkedIn Ghu Paris / Twitter @GhuParis
Siège : Site Sainte-Anne, 1 rue Cabanis 75014 ParisLe GHU Paris s'engage pour une politique inclusive, tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.ÊTRE INFIRMIER.E AU SEIN DU GHU PARIS
Envie d'en découvrir plus ? Vous trouverez encliquant iciles témoignages des soignants du GHU Paris.DESCRIPTION DU PÔLE/SERVICEL'institut Virginie Olivier comprend l'Institut de formation en soins infirmiers (IFSI) et l'institut de formation d'aides-soignants et aides-soignantes (IFAS) et l'institut de formation des cadres de Santé (IFCS) du site Sainte-Anne.L'IFCS fait partie des 3 instituts de formation paramédicaux du Groupe Hospitalier Universitaire (GHU) avec un agrément de 95 places pour la formation cadre de santé.
Ces 3 instituts sont en direction commune par une directrice des soins, coordonnatrice générale des instituts, direction rattachée à la direction des ressources humaines. Les personnels administratifs sont susceptibles de collaborer sur l'ensemble des activités des Instituts.Intégrer le lien vers la page du Pôle sur www.ghu-paris.fr et sa rubrique « rejoignez-nous »DESCRIPTION DU POSTESous la responsabilité de la directrice et de son adjointe :
- Gérer le suivi administratif de l'ensemble de la scolarité des étudiants et élèves
- Participer à l'activité administrative de l'institut
- Collaborer avec les adjoints des cadres et les autres assistantes administratives de l'IFSI/IFAS
- Participer à la mise en stage administrative des étudiants infirmiers et des élèves aides-soignantsMISSIONSActivités permanentes :
Accueil des étudiants, élèves et intervenants.De l'entrée en formation à la diplomation :
- Suivi administratif des dossiers scolaires des étudiants et élèves via le logiciel spécifique
- Inscriptions universitaires pédagogiques et administratives
- Tenue et mise en conformité des dossiers avec les cadres formateurs
- Classement et archivage des dossiers scolaires
- Gestion des mouvements des étudiants et élèves (interruption, césure, autres)
- Participation à la gestion du diplôme d'Etat d'aide-soignant et du diplôme d'Etat d'infirmier en lien avec les cadres formateurs et la coordinatrice pédagogique
- Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificat, déclaration des AES et autres accidents)
- Gestion des absences en lien avec le cadre formateur et l'assistante des stages
- Gestion des chèques et régie
- Gestion des stocks, commandes, fournitures
- Participation à l'organisation des évaluations des étudiants et élèves
- Participation à la Commission d'Attribution des Crédits (CAC) en lien avec les cadres formateurs
- Participation aux enquêtes, à l'élaboration du rapport d'activité et du dossier d'autorisation de l'IFSI et de l'IFAS.
- Participation aux réunions institutionnelles du secrétariat
- Organise des modes de classement et d'archivage accessible et connusActivités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive) :- Permanence à l'accueil physique et téléphonique en remplacement de l'agent d'accueil (matin, pause déjeuner ou fermeture)
- Accueil des intervenants extérieurs
- Participation à la préparation des instances et sections de gouvernance de l'institut
- Participation à la démarche Qualité
- Participation aux réunions institutionnelles
- Participation aux évènements de l'institut (JPO, job dating, diplomation )
- Participer à la mise en stage administrative des étudiants infirmiers et des élèves aides-soignants
- Participation à la gestion du concours
- Surveillance d'évaluation et/ou de concoursPROFIL- Qualité/Contraintes du poste
- Maitrise des outils de bureautique Word, Excel, PowerPoint
- Maitrise des réseaux de communication à distance (TEAMS)
- Maitrise des logiciels internes (e-planning, Carl source...)Formations, Diplômes et/ou qualifications requises :
- Diplôme niveau BTS (bac+2 au moins) ou expérience significative en gestion administrative et ou pédagogiqueSavoir-faire- Rigueur, sens de l'anticipation, de l'organisation et de la planification du travail
- Capacité de priorisation
- Maitrise de l'orthographe, de la syntaxe et de la grammaire. Maitrise de la mise en forme de documents administratifs.Savoir être- Sens de l'accueil. Capacité d'adaptation. Dynamisme, esprit d'initiative et d'innovation
- Capacités relationnelles et communicationnelles, sens de la concertation
- Savoir être à l'écoute des différents acteurs du dispositif de formationObligations professionnelles « conformes au statut »- Obligations à l'égard de l'administration hospitalière publique : discrétion professionnelle, réserve et neutralité.
- Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions,
- Obligations à l'égard des tiers et usagers : impartialité et probité, secret professionnel.
- Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement (tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, respect des règles d'hygiène en vigueur)AVANTAGES GHU :- Restauration au self à un tarif avantageux
- Accès au CGOS
- Petite enfance : Possibilité de bénéficier de places en crèches au sein du réseau Babilou, Kid's Cool et crèches de REFERENCE
- Possibilité de participer à un projet d'engagement collectif (prime annuelle de 500 minimum)
- Le GHU Paris s'engage avec « Well Pass » et met à votre disposition une multitude de dispositifs sport et bien-être, quel que soit votre localisation : selon la formule choisie, l'établissement peut financer votre abonnement mensuel à la salle de sport
- Prise en charge du forfait Navigo à hauteur de 75%
- Accès facilité à la formation continue