ASSISTANT(E) DE GESTION ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE

• Gestion administrative
• Assurer l’accueil phys
• ique et téléphonique du service
• Gérer le courrier postal, mails liés au fonctionnement du service
• Gérer les dossiers de formation papiers/numériques (création, suivi, mise à jour, classement, archivage)
• Suivre les plannings de formation
• Rédiger les documents nécessaires au bon fonctionnement du service (compte rendu de réunion, documentation obligatoire, …)
• Concevoir et diffuser des supports de communication
• Assister la responsable de service sur la gestion quotidienne de service et dans la communication sur les réseaux sociaux
• Interface comptabilité et facturation
• Etablir les devis et les factures dans le logiciel de gestion commerciale
• Vérifier la cohérence des devis, bons de commandes et factures
• Réaliser les pré-imputations comptables et envoi au Siège des factures
• Suivre le budget et les paiements
• Administration du personnel
• Assurer le suivi administratif du personnel, en lien avec le service RH : suivi des absences, gestion des plannings, suivi des visites médicales, demande de nouveaux contrats,…
• Gestion commerciale
• Gérer la relation commerciale au quotidien avec les clients et fournisseurs du service: suivi et réponses aux demandes, mise à jour des tableaux de bord, suivi et mise à jour des dossiers
• Assister la responsable du service dans la recherche de nouveaux formateurs externes et la prospection de nouveaux clients
• Démarche qualité
• Assister la Responsable du service dans le suivi de la certification Qualiopi :

• enregistrement et suivi des évaluations des formation, des non conformités, etc… dans le logiciel Qualité, participation à la mise en œuvre d’actions correctives,
• préparation documentaire et participation aux audits de certification

Adapei 69