Assistant d'agence H/F
GROUPE PARERA
- Clermont-Ferrand, Puy-de-Dôme
- 1 850-2 200 €/mois
- CDI
- Temps-plein
- Administratif :
- Assistanat dans la gestion du quotidien :
- Accueil téléphonique et physique et transfert d'information aux intéressés;
- Prises de RV ;
- Envoi et réception du courrier.
- Organisation des déplacements : transports, hébergements, etc. ;
- Rédaction des demandes d'achats ;
- Gestion et envoi des notes de frais ;
- Appui à l'organisation générale de l'agence : journées cohésion, recherche locaux, échanges avec les partenaires (equadex, copysud) etc. ;
- Appui administratif à la production :
- Récupération d'informations auprès de eplan, mapmag ;
- Impression de plan, création de dossiers à livrer etc ;
- Réalisation des demandes de DT, demandes d'arrêtés etc.
- Envoi aux clients des demandes de CC et ES et archivage, transmission au service commercial ;
- Divers mails / rappels aux techniciens : envoi feuilles de temps en fin de mois, planification des congés etc. ;
- Envoi du planning chaque mercredi.
- Comptabilité/Gestion financière/Everwin :
- Saisie des Feuilles de temps sur Everwin pour les techniciens terrain, vérifications d'usage (contrôle avec Océan) et transmission à chaque technicien de l'impression d'écran de la feuille de temps saisie ;
- Edition d'indicateurs de productivité (hebdomadaires et mensuels) ;
- Saisie des UO de facturation et de production, export des dépenses ou autre demande d'export personnalisée;
- Synthèse des variables de paie mensuelles pour validation des heures supplémentaires;
- Création des CEP pour nouvelles affaires ;
- Saisie des commandes (clients, sous-traitants) et bon de réception dans l'ERP ;
- Ressources humaines :
- Lien entre l'agence et le service RH (transmission des arrêts, ou autres informations utiles) ;
- Planifications des entretiens d'embauche et préparation des pochettes pour les entretiens, archivage;
- Appui à l'intégration des nouveaux embauchés (ouverture de compte, commande des EPI et matériels selon le poste etc.) ;
- Rédaction des demandes de formation et mise à jour de la matrice de compétence.
- Gestion du parc matériel et véhicule en relai du siège :
- Réception et envoi des colis avec du matériel (technique ou informatique) ou EPI ;
- Gestion des aléas matériel et véhicule : locations, dépannages, modification urgente des affectations etc.
- Suivi et gestion des cycles : révisions, pneus, contrôle technique, état des lieux, réparations etc.
- Gestion des stocks de consommables : piquets de terre, aimants, stylets, bombes de peinture etc.
- Achat de matériel d'appoint : câble, rallonge, outils etc.
- Formation minimum Bac +2 type assistanat (GPME, SAM)
- Expérience requise minimum 1 an
- Maitrise du pack Excel
- Utilisation d'un ERP (Everwin idéalement)
- Rédaction de documents
- Excellente faculté organisationnelle
- Rigueur
- Autonomie
- Bonne qualité relationnelle
- Discrétion
- Capacité d'adaptation
- Salaire brut mensuel : 1850 - 2200 €
- Tickets restaurants
- Mutuelle entreprise
- Participation aux bénéfices, prime d'intéressement
- Prime de vacances
- Clermont-Ferrand - 63
- CDI