Assistant en gestion administrative - h/f
INSERM
- Paris
- 2 334-3 196 €/mois
- CDD
- Temps-plein
Description du poste :Mission principaleAu sein du Département de l’évaluation vous assistez les chargés de mission, en particulier pour les programmes partenariaux et la gestion d’une Commission Scientifique Spécialisée. Vous travaillez en collaboration avec les autres assistants du Département en transversal.Activités principales
- Rédaction de correspondances en anglais et en français.
- Gestion des agendas et coordination logistique.
- Participation à la gestion financière des missions et des commandes, incluant la gestion des missions pour les experts internationaux (réservations d'hôtels, de transports et de restauration).
- Préparation et participation aux activités du programme ATIP-Avenir (https://www.inserm.fr/nous-connaitre/programme-atip-avenir/) et de la Commission Scientifique Spécialisée.
- Organisation de séminaires, accueil et information à destination des chercheurs.
- Rédaction et mise en forme de documents officiels, de comptes rendus de réunion, création et suivi de tableaux de bord, production de bilans et de statistiques.
- Gestion de l'application EVA3 en collaboration étroite avec SiEval : rédaction de procédures, de guides utilisateurs et création de flux de travail pour les utilisateurs.
- Maintien des relations avec les services de différentes délégations régionales, les partenaires institutionnels, les départements (DRH, DAF), le CNRS et divers partenaires.
- Participation aux actions de sensibilisation et d'information destinées aux acteurs, et contribution à l'élaboration de documents d'information.
- Nécessité d’aménager occasionnellement ses horaires en fonction du calendrier et de la charge de travail.
- Connaissance générale du milieu de la recherche et de son organisation.
- Bon niveau d'anglais, écrit et parlé (C1 : selon cadre européen de référence en langue) pour les échanges avec la Communauté internationale de la recherche.
- Maîtriser les techniques de l’assistanat (mise en forme de documents, diffuser des informations internes et externes).
- Savoir planifier et hiérarchiser des tâches. Organiser et planifier des réunions.
- Sens de l’organisation et réactivité.
- Rigueur et fiabilité.
- Sens des relations humaines pour avoir un contact avec les autres Départements du siège de l’Inserm, les autres organismes (CNRS), les chercheurs étrangers.
- Facilité d’adaptation et capacité à travailler en équipe.
- Expérience appréciée en tant qu'Assistant-e administratif-ive / Secrétariat / Assistant-e Manager.
- Bac + 2 en secrétariat, gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager.