Assistant / Assistante du service personnel
- Saint-Priest, Rhône
- 2 300 €/mois
- CDI
- Temps-plein
L'entreprise est spécialisée dans les travaux par aspiration depuis plus de 12 ans dans les secteurs des travaux publics, du bâtiment, du paysage, de l'énergie et de l'industrie.
Elle est implantée dans tout l'Est de la France, la région Parisienne ainsi que la région Bordelaise.Quelles seront vos missions :
Gestion administrative et juridique :
- Enregistrer les courriers et les dispatcher auprès des services concernés
- Enregistrer les documents administratifs liés au fonctionnement de l'entreprise (Kbis, Registre du commerce etc…)Suivi exploitation :
- Assurer le suivi administratif et médical du personnel (visites médicales, carte BTP, cartes conducteur, etc…)
- Planifier les accueils sécurité des nouveaux embauchés et intérimaires
- Gérer les fournitures de bureau
- Suivre le stock des Equipements de Protection Individuelle et en rendre compte à sa hiérarchie
- Gérer les interventions des prestataires extérieurs de maintenance et entretien des bâtiments (organismes de contrôle, entreprise de nettoyage, maintenance, etc….)Suivi du personnel :
- Préparer les documents d'embauche du personnel
- Archiver les dossiers du personnel
- A partir des plannings journaliers, renseigner les heures travaillées, variables de paie et les transmettre au service concerné
- Préparer et suivre les demandes de congés payés et absences diverses
- Traiter les demandes d'acompte
- Gérer les amendes aux infractions routières
- Suivre les échéances des formations du personnel et en alerter sa hiérarchie
- Préparer et rédiger les demandes d'accès aux chantiers pour le personnel et les véhiculesSuivi Clients :
- Collecter les Ordres de travail et bons de commande
- Rapprocher les bons de commandes et de livraisons, pointer les factures avant de les présenter à la direction pour validation dans le respect du planning de clôture mensuel
- Rédiger des devis à partir des instructions ?
- Suivre les ratios CA/ Machine
- Suivi Fournisseurs
- Transmettre les demandes d'ouverture de compte aux services compétents
- Imputer analytiquement les factures
- Suivre les provisions fournisseurs (factures encore non réceptionnées)
- Tenir à jour et actualiser les fichiers des fournisseurs et clients (identité, tarifs…)
- Suivi des charges
- Comptabiliser les dépenses de carburant et les analyser
- Reporter les kilomètres parcourus lors des interventions pour facturationGestion commerciale :
- Réceptionner et traiter les demandes des clients (téléphone, mails etc…)
- Réceptionner les bons de commande, les devis signés et contrats commerciaux pour programmation des interventions et confirmation aux clients des dates d'interventionLes compétences recherchés :
- Connaissance des outils informatiques et des logiciels de bureautique (Microsoft Office, Excel, idéalement sage)
- Maîtrise de la langue française, de la grammaire et de la syntaxe
- Notions de base en gestion financière et comptable ( niveau bac + ou expérience éprouvée
- Notion de base en administration du personnel ( niveau bac + ou expérience éprouvée)
- Notions de facturationSavoir(s) faire :
- Rédiger tout support administratif de manière claire et grammaticalement correct
- Communiquer précisément auprès des clients, interlocuteurs et services supports
- Maîtriser les outils informatiques (Excel/ Word/ Outlook, Power point etc…).Savoir(s) être :
- Capacité à gérer des tâches administratives avec rigueur et précision.
- Capacité à hiérarchiser les priorités et à respecter les délais.
- Sens aigu de la discrétion et de la confidentialité
- Capacités d'écoute
- Polyvalence et adaptabilité face aux évolutions des besoins et des exigences de l'entrepriseVous êtes intéressé.e ? Parlons des conditions d'emploi :
- Poste basé à Saint Priest 69
- Convention Fédération Nationale des Travaux Publics
- 35 h/ semaine
- Salaire 2 300 € Brut / mois
- Mutuelle payée par l'employeur
- Tickets restaurant 10€30 - 50% / 50%
Vous vous reconnaissez ?
Envoyez-nous votre CV dès que possible à la adresse suivante : agence.villettedanthon@temporis.frStéphanie et Emy attendent avec un grand intérêt votre candidature.
A bientôt !- Les entretiens de recrutement se font dans le respect des gestes barrières.
- L'entreprise utilisatrice s'engage à respecter les gestes barrières pour cette mission.La politique d'embauche de l'entreprise utilisatrice vise à améliorer la représentation des personnes handicapées au sein de ses effectifs.