Assistant(e) Département Supply (H/F)

Servier

  • Colombes, Hauts-de-Seine
  • CDI
  • Temps-plein
  • Il y a 2 mois
A PROPOS DE BIOGARAN :Grâce à la confiance que nous accordent les pharmaciens et les patients, Biogaran est le 2ème laboratoire en volume en France. Aujourd'hui, une boite de médicaments sur 8 est un médicament Biogaran.Leader du médicament générique et biosimilaire en France, Biogaran a à cœur de répondre aux besoins du plus grand nombre de patients et propose une gamme diversifiée de près de 1 000 références - médicaments génériques remboursés, biosimilaires, médication familiale (OTC), soins des plaies, compléments alimentaires, vaccin…-, couvrant ainsi la quasi-totalité des domaines thérapeutiques.Nous sommes fiers de contribuer à rendre accessible les traitements au plus grand nombre de patients et nous sommes pleinement conscients de notre responsabilité envers nos patients et les professionnels de santé.Depuis sa création, la démarche de Biogaran ne se limite pas à la commercialisation de médicaments génériques, « Chaque jour, agir pour la santé », c'est également la promesse d'offrir des services innovants aux patients et aux professionnels de santé pour assurer le bon usage du médicament.(*) Données GERS 2022Pour en savoir plus sur Biogaran :Biogaran recherche dans le cadre de ses activités un(e) Assistant(e) pour la Direction Supply Chain en CDI. Siège social basé à Colombes (92).MISSIONS :Au sein de la Direction Supply Chain et sous la responsabilité du Directeur Supply Chain, vous l'assistez ainsi que l'ensemble des Responsables de la Direction Supply Chain avec qui vous avez des liens transverses sur des activités spécifiques listées ci-après.Dans le cadre des activités du Directeur Supply Chain vous assurez :
  • Quotidiennement la gestion de l'agenda et de la messagerie, organisation des réunions internes/externes (préparation des supports de formations et rédaction des ordres du jour et CR de réunion)
  • L'organisation des déplacements et des événements de type séminaire d'équipe. Vous gérez les demandes de remboursement de frais générées lors des déplacements.
  • Le support à l'organisation des visites de nos partenaires externes (aide à la réservation d'hôtel par exemple si nécessaire) ainsi que l'accueil des visiteurs sur site (impact sur l'organisation de la prise de jours de télétravail à prendre en compte).
  • La supervision des activités sous la responsabilité de l'assistante opérationnelle Supply Chain (lien fonctionnel).
  • La supervision des contrats sous la responsabilité des départements Sourcing (contrats supply) ou Distribution (contrat de dépôt et cahier des charges) notamment en termes d'archivage et en mettant en place un outil de suivi permettant au Directeur de connaître l'avancement de chaque contrat partenaires.
  • La supervision des prises de connaissances des documents qualité et des suivis de formations obligatoires (Pharmaceutique, Juridique ou relatives aux risques Cyber) par l'ensemble des équipes de la Direction.
  • La coordination et la consolidation de tous les bilans d'activité, KPIs ou compte rendus tels que définis par votre Directeur et en assurez la mise à disposition auprès de lui-même en respectant les timings définis.
  • La conduite des points bi-hebdomadaires destinés au reporting et à l'organisation day to day des activités avec votre Directeur.
  • Vous êtes par ailleurs responsable de :
  • de l'envoi et de l'archivage des courriers postaux ainsi que la réception et la distribution au sein de la Direction
  • de classer et d'archiver tous les documents, papiers ou informatiques, conformément aux règles que vous aurez proposées et établies avec votre Directeur.
  • de la gestion des devis, commandes et factures sous SAP à la demande de votre Directeur.
Dans le cadre des activités des responsables des Départements (Sourcing, Approvisionnements & Coordination Packaging, Méthodes & Stock Management, Distribution) vous assurez les missions suivantes :
  • L'organisation des réunions internes ou externes pouvant inclure dans certains cas une aide à la préparation des supports d'animation
  • La rédaction en Français ou en Anglais, l'envoi et l'archivage des courriers à la demande leur demande
  • L'organisation des déplacements des responsables et de leurs équipes. Vous gérez les demandes de remboursement de frais générées lors des déplacements.
  • Le support à l'organisation des visites de nos partenaires externes ainsi que l'accueil des visiteurs sur site (impact sur l'organisation de la prise de jours de télétravail à prendre en compte).
  • La réception et la distribution des courriers postaux au sein de la Direction
  • La sensibilisation ou la relance des Managers en lien avec vos missions de supervison (*) ou de consolidation (*) des reportings, Kpis et comptes rendus, pour le compte de votre Directeur.
Spécifiquement dans le cadre des activités du Département Sourcing vous assurez les missions suivantes :
  • Suivi des Request For Quotation, dans le cadre des projets de Transferts ou de Switches (saisie dans un fichier des nouveaux projets, suivi des candidatures aux appels d'offres)
  • Administration outils SRM (suivi des dates de contrat, maintien de données diverses, les missions pourront évoluer compte tenu de l'évolution en cours de ce SI)
Par ailleurs et globalement vous êtes responsable :
  • de faire le lien avec la DSI et les Services Généraux pour les problématiques liées au matériel des salles de réunions et des photocopieuses utilisées par la Direction
  • d'organiser votre backup avec l'assistante opérationnelle Supply Chain sur les missions fondamentales qui seront définies avec votre Directeur
  • de gérer avec les Services Généraux les besoins en fourniture de bureau pour l'ensemble de la Direction
PROFIL :Vous avez suivi un cursus d'études de niveau bac+2 avec une expérience réussie de 3-5 années sur une fonction similaire. Vous avez une bonne connaissance du Pack Office (notamment Power Point).Anglais oral et écrit niveau avancé requis.Vous êtes dynamique, polyvalent(e), autonome et savez prendre des initiatives.POURQUOI REJOINDRE BIOGARAN ?Biogaran est une entreprise dynamique à taille humaine, ce sont nos collaborateurs qui font la différence. Notre ambition, en adéquation avec nos valeurs, est que vous fassiez l'expérience d'une relation de confiance à long terme et qui vous encourage à exprimer vos qualités ainsi qu'à développer vos compétences.Oser pour innover, Prendre soin, Se développer par le partage et S'engager pour réussir sont les valeurs qui guident notre action.Biogaran s'engage pour la diversité en favorisant notamment le pluralisme dans le cadre de nos recrutements.Travail en mode hybride possible (alternance présence sur site & télétravail).

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