Assistant(e) Département Supply (H/F)
Servier
- Colombes, Hauts-de-Seine
- CDI
- Temps-plein
- Quotidiennement la gestion de l'agenda et de la messagerie, organisation des réunions internes/externes (préparation des supports de formations et rédaction des ordres du jour et CR de réunion)
- L'organisation des déplacements et des événements de type séminaire d'équipe. Vous gérez les demandes de remboursement de frais générées lors des déplacements.
- Le support à l'organisation des visites de nos partenaires externes (aide à la réservation d'hôtel par exemple si nécessaire) ainsi que l'accueil des visiteurs sur site (impact sur l'organisation de la prise de jours de télétravail à prendre en compte).
- La supervision des activités sous la responsabilité de l'assistante opérationnelle Supply Chain (lien fonctionnel).
- La supervision des contrats sous la responsabilité des départements Sourcing (contrats supply) ou Distribution (contrat de dépôt et cahier des charges) notamment en termes d'archivage et en mettant en place un outil de suivi permettant au Directeur de connaître l'avancement de chaque contrat partenaires.
- La supervision des prises de connaissances des documents qualité et des suivis de formations obligatoires (Pharmaceutique, Juridique ou relatives aux risques Cyber) par l'ensemble des équipes de la Direction.
- La coordination et la consolidation de tous les bilans d'activité, KPIs ou compte rendus tels que définis par votre Directeur et en assurez la mise à disposition auprès de lui-même en respectant les timings définis.
- La conduite des points bi-hebdomadaires destinés au reporting et à l'organisation day to day des activités avec votre Directeur.
- Vous êtes par ailleurs responsable de :
- de l'envoi et de l'archivage des courriers postaux ainsi que la réception et la distribution au sein de la Direction
- de classer et d'archiver tous les documents, papiers ou informatiques, conformément aux règles que vous aurez proposées et établies avec votre Directeur.
- de la gestion des devis, commandes et factures sous SAP à la demande de votre Directeur.
- L'organisation des réunions internes ou externes pouvant inclure dans certains cas une aide à la préparation des supports d'animation
- La rédaction en Français ou en Anglais, l'envoi et l'archivage des courriers à la demande leur demande
- L'organisation des déplacements des responsables et de leurs équipes. Vous gérez les demandes de remboursement de frais générées lors des déplacements.
- Le support à l'organisation des visites de nos partenaires externes ainsi que l'accueil des visiteurs sur site (impact sur l'organisation de la prise de jours de télétravail à prendre en compte).
- La réception et la distribution des courriers postaux au sein de la Direction
- La sensibilisation ou la relance des Managers en lien avec vos missions de supervison (*) ou de consolidation (*) des reportings, Kpis et comptes rendus, pour le compte de votre Directeur.
- Suivi des Request For Quotation, dans le cadre des projets de Transferts ou de Switches (saisie dans un fichier des nouveaux projets, suivi des candidatures aux appels d'offres)
- Administration outils SRM (suivi des dates de contrat, maintien de données diverses, les missions pourront évoluer compte tenu de l'évolution en cours de ce SI)
- de faire le lien avec la DSI et les Services Généraux pour les problématiques liées au matériel des salles de réunions et des photocopieuses utilisées par la Direction
- d'organiser votre backup avec l'assistante opérationnelle Supply Chain sur les missions fondamentales qui seront définies avec votre Directeur
- de gérer avec les Services Généraux les besoins en fourniture de bureau pour l'ensemble de la Direction