Secrétaire médicale - Laboratoire de bactériologie F/H

• Cadre de santé paramédical et continuité d'encadrement

• Cadre supérieur de santé paramédicale du site et du DMU

• Direction des soins et des activités paramédicales

• Ensemble de l'équipe médicale, technique et administrative du service.

• Ensemble des services soignants et biologiques de l'hôpital.

• Accueil physique et téléphoniques des visiteurs et correspondants du laboratoire

• Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité

• Editions de documents et reliure si nécessaire

• Gestion des cartouches pour les imprimantes du laboratoire

• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

• Etablir les comptes rendus de réunion

• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

• Editer les duplicatas sur le logiciel GLIMS des analyses rattachées aux demandes faxées ou envoyées par e-mail

• Faxer les demandes de résultats et déclarations obligatoires (ex : tuberculose…)

• Récupération et archivage des comptes-rendus de certains examens réalisés en dehors du laboratoire (externalisés) dans le SIL (GLIMS)

• Elaboration de requêtes informatiques sur le SIL, à partir de demandes spécifiques des biologistes

• Traiter les rejets de facturation liés à des erreurs d'enregistrements

• Faire les audits d'enregistrement et revue de contrat

• Gestion des plannings du personnel médical (CHRONOS)

• Membre de la Cellule Qualité du laboratoire

• Poste de gestionnaire documentaire KALILAB (norme ISO 15189) :

• Création, diffusion, gestion des impressions des documents
• vérification que les lectures et revues des documents sont bien réalisées et envoyer des relances dans le cas contraire,

• s'assurer qu'il n'y ait pas de documents obsolètes dans la base ou tout document sauvage dans le laboratoire

• participation aux réunions transversales sur la Gestion Documentaire

• Gestion des formations et des habilitations du personnel sur le logiciel KALILAB

• Gestion des fournitures de bureau

• Renforcer l'équipe d'accueil si besoin (téléphone, résultats, etc...)

• Tâches aléatoires en fonction des besoins du service

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
• Logiciels d'information de l'hôpital : ORBIS, GILDA, GLIMS, KALILAB etc…
• Logiciels bureautique : Word, Powerpoint, Excel, Outlook
• Communication, vocabulaire médical

AP-HP