Secrétaire médicale H/F
Centre Hospitalier Guillaume Régnier
- Rennes, Ille-et-Vilaine
- CDI
- Temps-plein
Il occupe une place spécifique dans l’offre territoriale de soins, avec une offre de recours importante et une valence hospitalo-universitaire forte.Le CHGR, en cohérence avec la politique de l’Agence Régionale de Santé (ARS), est au cœur des démarches partenariales sur son territoire avec les acteurs sanitaires, sociaux et médico-sociaux afin de prévenir et de limiter les ruptures de parcours des usagers. Le développement des alternatives à l’hospitalisation temps plein est inscrit dans ses orientations stratégiques et est un axe majeur.Votre mission, si vous l’acceptezNous recherchons un(e) secrétaire pour le Service Médico Psychologique Régional de Rennes, qui est l’équivalent d’un Centre Médico Psychologique principalement sur le centre pénitentiaire pour femmes de Rennes, mais aussi parfois sur la prison pour hommes de Rennes Vézin. Si le lieu de soin se situe à l’intérieur de l’enceinte pénitentiaire, il bénéficie de locaux de soins a titré bien différencié de la zone pénitentiaire . Y exerce une équipe de soin pluri professionnelle dynamique rattachée au Centre hospitalier Guillaume Régnier de Rennes.Le poste vient en remplacement d’un congé qui durera au minimum 8 mois (reprise prévue à ce jour en Janvier 2025) ; il est à pourvoir dès que possible.ACTIVITES PRINCIPALESGestionnaire d’informations médico-administratives au SMPR, la secrétaire médicale participe et contribue au parcours des patients, en lien avec les professionnels médicaux, soignants et administratifs.Elle tient une fonction d’accueil, située à l’entrée du service auprès des patients, mais aussi à l’interface des registres du soin, de la justice ou pénitentiaire.Elle traite, organise et coordonne ces informations et met en œuvre avec la vigilance nécessaire pour garantir la qualité et la sécurité de la gestion des données médico-administratives.La secrétaire travaille en lien avec tous les professionnels de soin impliqués dans le circuit du patient et de l’information.Elle assure le travail de secrétariat du service et/ou du pôle en lien avec le médecin responsable du pôle, le médecin chef du SMPR, les médecins intervenant au SMPR, le cadre supérieur de santé et l’ensemble des professionnels du SMPR. Ceci en bonne coordination avec le second poste de secrétariat du SMPR.ACTIVITES SPECIFIQUES– Accueil et renseignement téléphonique, analyser et transmettre les appels– Gérer les admissions liées à la fonction hôpital de jour : gestion du dossier patient de l’entrée à l’archivage y compris la prise de notes intermédiaires ; des différents certificats– Assurer le lien avec le bureau des entrées (hôpital de jour, CATTP….)– vigilance sur les données administratives, y compris les alertes sur l’identité, le mouvement et l’affectation du patient– enregistrement des mouvements et de certains actes– prise de rendez-vous (suivi, mailing…)-Travail de bureautique classique (compte-rendu, courriers, tableau de bord, note interne au pôle…)– élaboration de plannings– Participer aux réunions du pôle.– Transmettre les résultats d’examens aux professionnels de santé.Horaires :Amplitude horaire :Au SMPR situé au CP des femmes : 8h45-17h15 dont 1H de temps de repas du midiAu SMPR situé au CP des hommes : 9h00-17h00 dont 30 mm de temps de repas du midiLIAISON HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLELa secrétaire médicale est sous la responsabilité du chef de pôle qui peut déléguer sa responsabilité hiérarchique et fonctionnelle aux chef(fe)s de service.Elle collabore, dans le cadre de ses compétences, avec tous les membres de l’équipe pluri professionnelle ainsi qu’avec l’ensemble des intervenants de la prise en soins.EXIGENCE DU POSTENous recherchons un(e) professionnel(le) formé(e) au secrétariat médical, ayant une expérience dans le domaine de l’institution de soin.EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITABLEAvoir exercé dans le milieu médical.Maitrise des principaux logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, etc.).Le candidat sélectionné s’engage à investir des actions de formation continue et à les poursuivre tout au long de son exercice professionnel dans le pôle.Le profil idéalNous recherchons prioritairement un( e) secrétaire ayant une expérience dans le domaine de l’institution de soin. Qui est prêt à s’engager dans un travail au sein d’une équipe professionnelle.Le poste est proposé à temps plein ; il est à pourvoir d-ès que possible.Date limite de candidature fixée au 01/04/2024COMPETENCES ATTENDUES· Compétences relationnelles :– Compétences dans la dimension d’accueil– S’adapter à des interlocuteurs différents et des situations différentes.– Savoir respecter les principes déontologiques de service dans le cadre de ses échanges (confidentialité des données médicales notamment)– Qualité d’écoute.– Discrétion.– Renseigner ses interlocuteurs.– Aptitude à travailler en équipe.– Disponibilité.– Autonomie· Connaissances techniques :– Maîtrise des outils bureautiques. – Prise directe de courrier.– Très bonne maitrise de l’orthographe.– Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatif à la gestion du SMPR ou du pôle.· Compétences organisationnelles :– Hiérarchiser les activités de secrétariat – gestion des priorités.– Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité professionnel.– Orienter les appels téléphoniques internes et externes. – Prise d’initiatives dans le cadre de la fonction.– Sens de l’organisation. – Dynamisme.· Compétences d’adaptation :– Se tenir au courant de l’évolution des techniques bureautiques et du vocabulaire médical.Le candidat sélectionné s’engage à investir des actions de formation continue et à les poursuivre tout au long de son exercice professionnel dans le pôle.