Assistant en gestion administrative - H/F
INSERM
- 13e Arrondissement, Paris
- CDI
- Temps-plein
- Rédaction de correspondances en anglais et en français.
- Gestion des agendas et coordination logistique.
- Participation à la gestion financière des missions et des commandes, incluant la gestion des missions pour les experts internationaux (réservations d'hôtels, de transports et de restauration).
- Préparation et participation aux activités du programme ATIP-Avenir (https://www.inserm.fr/nous-connaitre/programme-atip-avenir/) et de la Commission Scientifique Spécialisée.
- Organisation de séminaires, accueil et information à destination des chercheurs.
- Rédaction et mise en forme de documents officiels, de comptes rendus de réunion, création et suivi de tableaux de bord, production de bilans et de statistiques.
- Gestion de l'application EVA3 en collaboration étroite avec SiEval : rédaction de procédures, de guides utilisateurs et création de flux de travail pour les utilisateurs.
- Maintien des relations avec les services de différentes délégations régionales, les partenaires institutionnels, les départements (DRH, DAF), le CNRS et divers partenaires.
- Participation aux actions de sensibilisation et d'information destinées aux acteurs, et contribution à l'élaboration de documents d'information.
- Nécessité d'aménager occasionnellement ses horaires en fonction du calendrier et de la charge de travail.
- Connaissance générale du milieu de la recherche et de son organisation.
- Bon niveau d'anglais, écrit et parlé (C1 : selon cadre européen de référence en langue) pour les échanges avec la Communauté internationale de la recherche.
- Maîtriser les techniques de l'assistanat (mise en forme de documents, diffuser des informations internes et externes).
- Savoir planifier et hiérarchiser des tâches. Organiser et planifier des réunions.
- Sens de l'organisation et réactivité.
- Rigueur et fiabilité.
- Sens des relations humaines pour avoir un contact avec les autres Départements du siège de l'Inserm, les autres organismes (CNRS), les chercheurs étrangers.
- Facilité d'adaptation et capacité à travailler en équipe.
- Expérience appréciée en tant qu'Assistant-e administratif-ive / Secrétariat / Assistant-e Manager.
- Bac + 2 en secrétariat, gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager.