Assistant en gestion administrative - H/F

INSERM

  • 13e Arrondissement, Paris
  • CDI
  • Temps-plein
  • Il y a 1 mois
L'entrepriseL'Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l'ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l'innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.Rejoindre l'Inserm, c'est intégrer un institut engagé pour la parité et l'égalité professionnelle, la diversité et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l'Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.Structure :Le Département de l'évaluation est en charge des processus d'évaluation des structures, des programmes et des chercheurs Inserm en lien avec les instances d'évaluation de l'Inserm (commissions scientifiques spécialisées, commissions d'administration de la recherche et le conseil scientifique), les instituts thématiques, la Direction générale et les autres structures supports. Le DEV assure la mise en œuvre d'outils de pilotage et de suivi de l'activité de l'organisme.Le posteMission principaleAu sein du Département de l'évaluation vous assistez les chargés de mission, en particulier pour les programmes partenariaux et la gestion d'une Commission Scientifique Spécialisée. Vous travaillez en collaboration avec les autres assistants du Département en transversal.Activités principales
  • Rédaction de correspondances en anglais et en français.
  • Gestion des agendas et coordination logistique.
  • Participation à la gestion financière des missions et des commandes, incluant la gestion des missions pour les experts internationaux (réservations d'hôtels, de transports et de restauration).
  • Préparation et participation aux activités du programme ATIP-Avenir (https://www.inserm.fr/nous-connaitre/programme-atip-avenir/) et de la Commission Scientifique Spécialisée.
  • Organisation de séminaires, accueil et information à destination des chercheurs.
  • Rédaction et mise en forme de documents officiels, de comptes rendus de réunion, création et suivi de tableaux de bord, production de bilans et de statistiques.
  • Gestion de l'application EVA3 en collaboration étroite avec SiEval : rédaction de procédures, de guides utilisateurs et création de flux de travail pour les utilisateurs.
  • Maintien des relations avec les services de différentes délégations régionales, les partenaires institutionnels, les départements (DRH, DAF), le CNRS et divers partenaires.
  • Participation aux actions de sensibilisation et d'information destinées aux acteurs, et contribution à l'élaboration de documents d'information.
Spécificité(s) et environnement du poste
  • Nécessité d'aménager occasionnellement ses horaires en fonction du calendrier et de la charge de travail.
Profil recherchéConnaissances
  • Connaissance générale du milieu de la recherche et de son organisation.
  • Bon niveau d'anglais, écrit et parlé (C1 : selon cadre européen de référence en langue) pour les échanges avec la Communauté internationale de la recherche.
Savoir-faire
  • Maîtriser les techniques de l'assistanat (mise en forme de documents, diffuser des informations internes et externes).
  • Savoir planifier et hiérarchiser des tâches. Organiser et planifier des réunions.
Aptitudes
  • Sens de l'organisation et réactivité.
  • Rigueur et fiabilité.
  • Sens des relations humaines pour avoir un contact avec les autres Départements du siège de l'Inserm, les autres organismes (CNRS), les chercheurs étrangers.
  • Facilité d'adaptation et capacité à travailler en équipe.
Expérience souhaitée
  • Expérience appréciée en tant qu'Assistant-e administratif-ive / Secrétariat / Assistant-e Manager.
Niveau de diplôme et formation(s)
  • Bac + 2 en secrétariat, gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager.

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