Adjoint de la Coordinatrice des secrétariats médicaux
- Corbeil-Essonnes, Essonne
- CDI
- Temps-plein
Possède un parking souterrain sécurisé, un accès Food truck, un self et une cafétéria avec des tarifs privilégiés ainsi qu'une conciergerie et un lavage auto.Identification du poste
o Fonction et Localisation du Poste
- Fonction : Adjoint(e) de la Coordinatrice Générale des Secrétariats Médicaux
- Localisation : Poste basé sur le CHSF. Déplacements à prévoir ponctuellement sur les sites extérieurs du CHSF ainsi que sur le Centre Hospitalier d'Arpajon.o Position dans la structure
Rattachement hiérarchique :
- Directrice des Ressources Humaines et de la Formation Continue
- Coordinatrice Générale des Secrétariats MédicauxLiaisons fonctionnelles :
- Chef de Pôle
- Cadre de Pôle
- Chef de Service
- Cadre de Service
- Equipe de soins
- Les différents acteurs et services de l'hôpital et hors institutiono Horaires de travail :
Plage horaire définie sur la base de 39h/semaine et conformément à la charte du temps de travail en vigueur au CHSF Cadre au Forfait Congés pris en binôme Poste à 100%o Présentation du serviceL'équipe de la coordination des secrétariats médicaux est constituée d'une coordinatrice générale des secrétariats médicaux CHSF-CHA, de 3 adjointes (1 sur le Centre hospitalier d'Arpajon, 2 sur le Centre hospitalier Sud Francilien).
Les psychologues, bien que rattachés à leur unité, se répartissent l'ensemble des services de soins de l'hôpital et sont positionnés comme référents de certains de ces services.Missions du posteo Missions générales :
L'adjointe à la coordinatrice générale des secrétariats médicaux participe à l'organisation, la supervision et l'optimisation du fonctionnement des secrétariats médicaux de l'établissement sur les pôles où elle est missionnée. Elle participe activement au management des équipes, la gestion administrative et à l'amélioration continue de la qualité. Elle supplée à la coordinatrice générale en son absence. Elle assure un reporting régulier auprès de la coordinatrice générale.o Missions permanentes :L'adjointe est en charge des missions suivantes sur les pôles qu'elle supervise :
1. Encadrement des secrétaires médicaux
- Encadrer et animer l'équipe de secrétaires médicaux (plannings, remplacements, congés, évaluations annuelles, gestion des conflits, etc.) ;
- Organiser la répartition des tâches et harmoniser les pratiques entre les secrétariats ;
- Assurer le suivi de l'activité des différents secrétariats pour assurer une juste répartition des ressources humaines disponibles ;
- Participer aux recrutements en lien avec la coordinatrice générale et la DRH ;
- Accompagner les nouveaux arrivants et organiser la formation continue.2. Gestion administrative et organisationnelle
- Garantir la bonne tenue des dossiers médicaux et la conformité des procédures de gestion documentaire ;
- Participer à la mise en uvre des outils numériques ;
- Veiller au respect des délais de frappe et de transmission des comptes rendus médicaux ;
- Collaborer avec les chefs de service, médecins, cadres de santé et professionnels paramédicaux pour adapter l'organisation des secrétariats aux besoins.3. Amélioration continue et qualité
- Contribuer à l'amélioration des circuits d'information et de communication ;
- Participer aux démarches qualité (audits, indicateurs, certifications) ;
- Identifier les dysfonctionnements et proposer des actions correctives ;
- Assurer une veille réglementaire et technologique (RGPD, dématérialisation, etc.).o Missions transversales :- Travailler en lien étroit avec la direction des soins, la direction des affaires médicales, la direction des systèmes d'information, les services cliniques et médico-techniques dans le cadre de missions transversales confiées par la coordinatrice générale (déploiement d'outils, réorganisations)
Particularités de la fonction
o Compétences requises (formation/qualification)
- Baccalauréat et qualification dans le domaine du secrétariat médicale souhaité ;
- Expérience significative dans un poste de secrétariat médical ;
- Une première expérience d'encadrement ou de coordination est souhaité.o Savoir-faire requis
- Connaissance du fonctionnement hospitalier public
- Connaissance de la terminologie médicale
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers
- Capacité à encadrer et animer une équipe.
- Aptitude à organiser, planifier et prioriser les activités.
- Maîtrise de la communication écrite et orale.
- Gestion de projet et accompagnement au changement.o Qualités professionnelles requises
- Sens de l'organisation, rigueur et autonomie ;
- Capacité d'écoute et diplomatie ;
- Réactivité, esprit d'initiative ;
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.