Contexte du recrutement et définition de posteSous la responsabilité de la Directrice de la Communication et de l'Evénementiel et rattaché au Responsable de l'Evénementiel & Protocole, le chargé de projet senior événementiel & communication aura la responsabilité de la bonne mise en œuvre de projets événementiels.Le chargé de projet aura la responsabilité d'événements développés par la Direction de la Communication et de l'Evénementiel et également d'événements commandés par d'autres Directions.Il assurera la coordination entre les différents interlocuteurs pour mener à bien les projets qui lui sont confiés et aura la charge du développement ou de la coordination de la communication de ses événements en partenariat avec l'équipe Communication de la Direction.Il sera ainsi amené à collaborer avec tous les services de la Mairie ainsi qu'avec des prestataires.Enfin, il lui incombera de respecter le budget qui lui aura été alloué par projet et de mener des négociations avec les prestataires pour pouvoir rentrer dans ledit budget.Vos missions :Gestion de projets événementiels :
Identifier les différents interlocuteurs acteurs du projet,
Gérer la liste des invités (centralisation des coordonnées, envoi des invitations, relances, mise à jour de la liste des présences),
Préparer le déroulé de l'événement et le faire valider (programme, état des lieux des équipements nécessaires, décoration, signalétique, etc),
Etablir et respecter le calendrier/rétro-planning défini,
Prendre connaissance du budget alloué et le respecter,
Identifier et négocier avec les prestataires,
Organiser l'accueil des convives
S'assurer du bon déroulement de l'événement et apporter des solutions pro-actives le cas échéant,
Clôturer l'événement en veillant à ce que les lieux soient remis en état par exemple,
Réaliser des bilans.
Gestion administrative et financière :
Gestion des budgets par événement.
Veille, audit et identification des prestataires.
Négociations des devis
Rédaction des conventions et marchés publics en collaboration avec le département de la Commande Publique. Être garant de la rigueur des documents.
Coordination des actions de communication relatives aux événements : Dans le cadre du développement de ses projets, le chef de projet aura également la responsabilité des plans de communication qui s'y rapportent (invitations, affiches, communications digitales etc.). Deux cas de figure :
Evénements organisés par la DCE : il aura la charge de la réalisation des briefs créatifs, du brief des créatifs, de faire valider la création par le Directeur adjoint, d'assurer le suivi de production (reprographie et/ou digital) et installation le cas échéant.
Evénements initiés par une autre Direction : il aura la charge d'établir le cahier des charges des livrables attendus pour le transmettre au chef de projet communication qui assurera le développement de la campagne.
Profil recherché1. Savoirs/diplômes :§ Pouvoir justifier d'une expérience d'au moins 3 ans en gestion de projets événementiels.§ Connaitre si possible le fonctionnement d'une Mairie.2. Savoirs faire :§ Avoir déjà fait de la gestion ou avoir une expérience démontrant ses capacités à gérer un budget,§ Maitriser les outils informatiques comme le pack office,§ Avoir déjà eu l'occasion de rédiger des appels d'offre de marché public.3. Qualités relationnelles exigées :§ Rigoureux et organisé§ Autonome et polyvalent. Il doit pouvoir savoir gérer plusieurs projets simultanément.§ Fiable et ponctuel§ Curieux et pro-actif. Il doit être force de proposition et pourvoyeur de solutions.§ A l'écoute et bon communiquant.§ Avoir l'esprit d'équipe
