ASSISTANT DE DIRECTION - DIRECTION DELEGUEE DE SITE (H/F)
- Gaillard, Haute-Savoie
- CDD
- Temps-plein
Assurer l'ensemble des tâches de secrétariat de direction déléguée de site et assurer pour partie le secrétariat de la direction de la qualité.
Contribuer à la continuité de missions de secrétariat en lien avec le secrétariat de la direction générale (selon planning)Grade de référence : adjoint administratifHoraires de travail : du lundi au vendredi amplitude horaire 8h30-17h30 à ajuster selon les jours de la semaineLiaisons hiérarchiques
- Directrice déléguée de site
- Attachée de siteRelations fonctionnelles
Le positionnement de la direction déléguée du site amène à travailler avec de nombreux interlocuteurs internes et externes. Il convient de citer :
- l'ensemble des directions fonctionnelles
- l'encadrement administratif et soignant de l'établissement
- les principaux interlocuteurs institutionnels des établissements de santé : ARS, CD78, CPAM, CPTS, mairies.Activités
- Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques.
- Traitement du courrier et suivi des réponses préparées par d'autres secteurs
- Gestion des agendas du directeur de site
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers.
- Recueil, saisie, mise à jour sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers.
- Rédaction de courriers.
- Préparation des réunions institutionnelles, notamment pour le site du CHIPS : conseil de surveillance, Directoire
- Organisation de la logistique (déplacements, organisation de réunions, réservation de salle).
- Structuration de la gestion documentaire et de l'archivage
- Mise en format qualité des procédures et référencement pour le périmètre de la direction déléguée de siteSavoir-faire :
- Utiliser les outils bureautiques
- Planifier, coordonner et organiser les réunions de travail.
- Repérer rapidement les personnes ressources et les interlocuteurs de l'établissement et des établissements de la direction commune et du GHT
- Savoir rendre compte de son activité.
-Mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs aux objectifs de la direction générale
- Mettre en application la réglementation, les textes en vigueur relatifs aux domaines traités au sein de la directionSavoir-être :
- Rigueur
- Discrétion
- Réactivité
- Disponibilité
- Savoir être force de proposition
- Capacité d'écoute
- Capacité d'adaptation et d'organisationConnaissances et prérequis associés
- Maîtrise des logiciels bureautiques
- Technique de communication en secrétariat de direction
- Notions de classement
- Organisation d'un établissement de santé