COORDONNATEUR APPROVISIONNEMENT
Hopital NOVO - Site de Pontoise (CERGY PONTOISE)
- Pontoise, Val-d'Oise
- CDI
- Temps-plein
L'HOPITAL NOVO regroupe les sites de Pontoise, du Vexin (Magny en Vexin/Aincourt/Marines) et le site Beaumont sur OIse. Il représente 2 550 lits et places, et près de 5 500 professionnels répartis sur 7 sites. Le volume d'achat est d'environ 160 millions d'euros annuel.
IDENTIFICATION DU POSTE
Fonction Coordonnateur du processus approvisionnementCoordonner et réaliser les opérations inhérentes au suivi du processus approvisionnement, dans le cadre réglementaire de la certification des comptes et de la mise en uvre de la fonction achats.
Assurer l'encadrement le management d'une équipe de 22 collaborateurs présents sur le site de Pontoise et de Beaumont sur Oise.
Grade Adjoint des cadres Catégorie B
Contrat CDD; CDI; Détachement; Mutation
Forfait cadre
25 CA + 2 Congés hors saisons + 1 congé de fractionnement et 19 RTT
Diplôme BAC+2 dans le secteur de la commande publique et/ou du droit publique est un plus ou expérience similaire souhaitée idéalement acquise en administration publique
Situation géographique du Poste HOPITAL NOVO
6 Avenue de l'Ile de France
95300 PONTOISE
Prévoir un déplacement une fois par semaine sur le site de Beaumont sur Oise (95260)
Position dans la structure Liaisons hiérarchiques :
N + 2 : Directeur Achats et Logistique
N + 1: Responsable des achats
Encadrement :
1 responsable de proximité sur site Beaumont
1 adjoint
1 référent travaux
19 gestionnaires commandes/liquidations
Liaisons fonctionnelles :
Les acheteurs famille
Le service juridique des marchés
Le contrôleur de gestion
Les ingénieurs logistiques, production, etc.
Les cadres soignants, administratifs, pharmacie.
MISSIONS DU POSTE
Activités génériques - - Assurer et coordonner la mise en uvre du processus approvisionnement en veillant au respect de chacune des étapes visant à fournir les produits, les prestations aptes à satisfaire les besoins exprimés des utilisateurs : passation des commandes, réception, distribution, liquidation (mandatement géré par la direction des finances) et paiement des fournisseurs par le Trésor Public.
- - Veiller à la bonne exécution des procédures dans le cadre de la certification des comptes (intégration des données produits, fournisseurs dans le logiciel de gestion économiques et financiers, gestion et traitement des données de facturation, gestion des litiges, gestion des contrats et sur les situations financières et éventuelles actions correctives à mener auprès des différents interlocuteurs (trésorerie, service financier interne, services de soins, fournisseurs)
- - Suivre l'exécution des marchés et faire remonter les dysfonctionnements récurrents aux acheteurs
- - Evaluer et contrôler les dépenses en collaboration avec les acheteurs, le contrôleur de gestion et les experts métiers via un tableau de suivi des comptes.
Activités principales - Mettre en place et suivre les audits de contrôle du processus approvisionnement dans le cadre de la certification des comptes sur tous les secteurs d'achat.
- Coordonner les achats approvisionnements de fournitures, de prestations médicales ou non médicales
- suivre le planning pluriannuel des marchés en collaboration avec les acheteurs et le service juridique des marchés.
- traiter les demandes d'achats dans le cadre du budget défini
- gérer le processus achat approvisionnement : vérifier l'intégration des nouveaux prix, des nouveaux produits dans le logiciel CPAGE I
- suivre la mise en uvre des procédures de gestion auprès de l'ensemble des gestionnaires approvisionneurs
- Piloter des groupes de travail dans le cadre de l'élaboration du plan d'équipement mobilier et matériel non médical en collaboration avec les équipes soignantes. Elaboration de stratégie achats afin de prioriser les investissements et centraliser les achats au maximum, négociation avec les fournisseurs
- Contrôler les liquidations des factures et le traitement des litiges
- Suivre les tableaux de bord dans le cadre du suivi de l'évolution des dépenses
- Coordonner les opérations de clôture comptable
- Participer à la continuité du processus commande / approvisionnement du service en cas de nécessité
- Participer aux projets du service : remontées de gains dans le cadre du PAAT, actualisation process facture dans le cadre de la certification des comptes, formalisation des procédures
- Assurer l'encadrement et le management de l'ensemble des gestionnaires approvisionneurs
- Encadrer, piloter, animer et motiver une équipe de gestionnaires, gérer les plannings, effectuer les entretiens annuelsCOMPÉTENCES REQUISESSavoir Connaître la base du code des marchés publics
Connaître les marché fournisseur pour le secteur concerné
Connaître l'organisation et le fonctionnement hospitalier
Connaître les principes comptables et financiers du contrôle de gestion
Connaître les procédures achats
Qualités managérialesSavoir-faire Recueillir les informations pertinentes auprès des différents interlocuteurs
Analyser les données, les tableaux de bord et justifier les résultats relatifs aux segments concernés.
Analyser un besoin formulé par un utilisateur
Conseiller et orienter les choix d'une personne ou d'un groupe relatifs à une demande d'achats
Maîtriser le processus achats approvisionnement
Maîtriser les outils informatiques et de gestionn
La maîtrise du logiciel des gestion économique et financière CPage ou équivalent est un plus
Utiliser une procédure, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine.Savoir-être Autonomie
Etre capable d'anticiper
Etre à l'aise pour la prise de parole en réunion
Faire preuve de capacité d'analyse et de synthèse
Etre à l'écoute et disposer de qualités relationnelles
Faire preuve de rigueur, de méthode
Etre curieux, ouvert et capable d'initiative
Etre apte à travailler en équipe et à s'adapter et à collaborer avec l'ensemble des intervenants du processus commande/factures.