Assistante de direction - Direction Générale du GHU F/H en CDD

AP-HP

  • Paris
  • CDD
  • Temps-plein
  • Il y a 1 mois
Description du posteIntitulé du posteAssistante de direction - Direction Générale du GHU F/H en CDDMétierGestion et administration - SecrétaireType d'emploiCDDQuotité de temps de travailTemps pleinHoraires de travail7h36 du lundi au vendr. sur une amplitude 9h00-18h00 dans le cadre d'un fonctionnement en binomeRémunérationsuivant grille fonction publique hospitalièrePoste à pourvoir- de 3 moisPrésentation du serviceFONCTION : ASSISTANTE DE DIRECTIONGrade : AMA ou Adjoint AdministratifComposition du bureau :Deux assistantes de direction à temps pleinPosition dans la structure :L'assistante est rattachée au Secrétaire général, à la Directrice de la Communication et des affaires culturelles et au Directeur chargé des finances et du contrôle de gestion du Groupe Hospitalo-Universitaire AP-HP. Nord - Université Paris Cité.Liaison hiérarchique :Le Secrétaire général, la Directrice de la Communication et des affaires culturelles et le Directeur chargé des finances et du contrôle de gestion.Liaisons fonctionnelles :- contacts avec la Direction générale de l'AP-HP, la Direction générale du GHU, les équipes de direction et leurs secrétariats, les Directions du Siège, les secrétariats administratifs et médicaux des DMU et des services, les administrateurs de garde, les chefs de services, cadres, syndicats, journalistes etc….Vos missionsMISSIONS DU POSTE :- Fonctionner sur l'ensemble des missions en binôme avec l'assistante du Directeur général du GHU et de son adjointe afin d'assurer une continuité dans la gestion des dossiers- Pour le Secrétaire Général :o Réaliser l'enregistrement des courriers reçus et adresséso Assurer la gestion de l'agenda du Secrétaire généralo Organiser les réunions, les rendez-vous, les déplacementso Assurer l'accueil physique et téléphonique au secrétariato Diffuser les notes, directives, comptes rendus, courriers en interne et en externeo Aide sur le dossier logements GHU- Pour la Directrice de la communication :o Accueil téléphoniqueo Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniqueso Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage),o Prise de rendez-vous, tenue de l'agenda de la directrice de la communication,o Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réuniono Planification des congés de l'équipeo Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisionso Préparation et suivi de dossiers,o Reproduction des documents,o Classement et archivage des documents : courriers, notes, compte-rendu, décisions,o Mettre à jour les listes de diffusion, + modérateurs et les fichierso Organisation et suivi des mises à jour des organigrammes des directions et direction de site AP-HP. Nordo Assurer la gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance, commandes SAP hôtelière, maintenance…)- Pour le chargé des finances et du contrôle de gestion :o Réaliser l'enregistrement des courriers reçus et adresséso Assurer la gestion de l'agenda du Secrétaire généralo Organiser les réunions, les rendez-vous, les déplacementso Assurer l'accueil physique et téléphonique au secrétariato Diffuser les notes, directives, comptes rendus, courriers en interne et en externeProfil recherchéFormation et/ou Qualifications Requises :
Maîtrise des outils informatiques Word, Excel, PowerPoint,
Capacité rédactionnelle, bonne orthographe,Qualités professionnelles requises :
Adaptabilité, réactivité, sens de l'organisation, rigueur, grande disponibilité, discrétion, prise d'initiatives, diplomatie,
Bonne présentation, excellente expression orale,
Capacité à travailler en équipe.Les avantages de l'AP-HPDescription de vos avantages- Sur le site : un self (ouvert 5/7 jours), une crèche, un parking couvert, une conciergerie, un service social dédié au personnel.
- Remboursement Pass Navigo ou accès au parking couvert du personnel
- Un comité d'entreprise en charge de l'action sociale, culturelle, sportive et de loisirsLocalisation du posteLocalisation du posteFrance, Ile-de-France, Paris (75)VilleParis 10Hôpital et/ou siteHôpital Lariboisière-Fernand Widal - Paris 10 (GHU Nord)Service d'affectationDirection Générale du GHU AP-HP.NORD - UNIVERSITÉ PARIS CITÉ

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