Adjoint administratif en institut de formation
- Aix-en-Provence
- CDD
- Temps-plein
Grade : Adjoint administratif
Statut : Titulaire Fonction Publique Hospitalière
Pôle d'activité : Instituts de formation du GCSPA- Site d'Aix-en-Provence
Temps de travail : 100%
35H /semaineMISSIONSL'agent traite et organise l'ensemble des informations administratives ainsi que les relations internes et externes des instituts du GCSPA en collaboration étroite avec les autres secrétaires.o Missions permanentesDans le cadre institutionnel, le/la secrétaire concourt à :
- Assurer le fonctionnement du secrétariat en collaboration avec les équipes administratives et pédagogiques des instituts de formation du GCSPA
- Gérer l'accueil physique et téléphonique : accueillir, informer, orienter les publics
- Assurer la gestion administrative des dossiers des apprenants
- Assurer la saisie et la diffusion des différents documents liés à l'activité de l'institut
- Gérer le processus de prise en charge des dossiers apprenants : création, transmission de l'information (absentéisme, dossiers de financement, relations avec les employeurs, relevés de présence mensuelle employeurs, France Travail et Transition Pro), organisation, classement des dossiers et épuration pour préparer l'archivage.
- Participer à l'organisation des stages cliniques en liaison directe avec le(s) formateur(s) de l'institut
- Gérer les dossiers d'évaluation continue des apprenants (notes des modules, appréciations des stages, moyennes des contrôles continus)
- Gérer la facturation des intervenants extérieurs (cours, jury concours, jurys évaluation des modules)
- Participer activement au développement de la démarche qualité au sein de l'IFCS (certification Qualiopi)o Missions spécifiques- Gérer les plateformes numériques et le site internet du GCSPA
- Participer à l'organisation des instances : préparation des documents, invitations et rédaction des procès-verbaux
- Collecter les données statistiques nécessaires à la rédaction du bilan d'activité des instituts de formation
- Renseigner les différentes enquêtes (Conseil Régional, ARS, DREETS, CEFIEC)o Missions ponctuelles- Assurer la gestion des stocks, des commandes de fournitures et consommables et suivi des livraisons
- Assurer le suivi de la maintenance d'une partie de l'équipement des instituts de formation
- Préparer les locaux prévus pour les concours, évaluations et soutenances du mémoire
- Participer à la surveillance des épreuves de concours
EXIGENCES DU POSTE SAVOIRS Compétences et capacités requisesCompétences :- Bureautique et informatique : maitrise des logiciels bureautiques
- Communication écrite et orale : écoute active, savoir adapter son message à son interlocuteur, clarté et concision des propos, réactivité, rendre compte à ses supérieurs et collaborer avec les équipes du GCSPA.
- Organisation et planification : sens de l'organisation, planification de ses activités, gestion des priorités et des aléasQualités professionnelles :- Raisonnement : capacité d'analyse et de synthèse
- Autonomie : sens de l'anticipation, de l'initiative
- Maîtrise de soi : capacité à travailler dans l'urgence et en équipe
- Rigueur : organisation et méthode
- Dynamisme
- Respect des règles de confidentialité des informations traitées
- Sens du relationnelAUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLEo Liaisons hiérarchiques :
- Administrateur du GCSPA
- Directeur/trice des instituts de formation du GCSPA
- Coordonnateur/trice pédagogique
- Cadre de Santé Formateur/triceo Liaisons fonctionnelles :
- Adjoint administratif-Secrétaires des instituts du GCSPA
- Agents administratifs du GCSPA
- Cadres de santé formateurs des instituts du GCSPA
- Agents d'entretien
- Agents du service numérique du CH Montperrin
- Société de maintenance des logiciels des instituts
- Tous les acteurs concourants à la formation des apprenants
- Personnel des différents services des établissements partenaires
- Documentaliste
- Tutelles : Agence Régionale de Santé (ARS), Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS), Conseil Régional, Ministère de la santé
- Université (AMU)
- ENSOSPPour tous renseignements, s'adresser à Mme Latouche Sylvie, directrice des instituts de formation, ou au 07 61 68 13 29.Les candidatures sont à envoyer à Mme Latouche Sylvie, directrice des instituts de formation, avant le 10 septembre 2025.