L'établissementSitué dans une ville attractive, proche du bassin d'Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d'enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.Situé à Bordeaux, proche de Mérignac, le Groupe Hospitalier Pellegrin est le plus important des sites du CHU de Bordeaux. Il constitue un centre de soins aux compétences et équipements très étendus.Le Groupe Hospitalier Sud est le plus récent des trois sites hospitaliers du CHU de Bordeaux. Il dispose de 4 implantations géographiques : trois à Pessac : l'hôpital Haut-Lévêque, l'hôpital Xavier Arnozan, l'EHPAD Les jardins de l'alouette ainsi que l'EHPAD de Lormont.Le Groupe Hospitalier Saint-André est situé au cœur de la ville de Bordeaux, il regroupe l'Hôpital Saint-André, l'aîné des établissements du CHU de Bordeaux, ainsi que le Centre Jean Abadie.La Direction Générale, située à Talence, rassemble l'ensemble des Directions Fonctionnelles du CHU de Bordeaux.Le posteContexteEUSTAR (EU Scleroderma Trials and Research) est une organisation scientifique internationale à but non lucratif, dédiée à l'amélioration des soins, de la recherche clinique et de l'enseignement dans le domaine de la sclérodermie systémique.Composée de centres cliniques répartis dans le monde entier, EUSTAR promeut des actions collaboratives à large échelle, soutenues par des institutions académiques, industrielles et associatives.Le board EUSTAR supervise les projets scientifiques, stratégiques et pédagogiques de l'organisation.Dans le cadre de son développement, EUSTAR recrute une assistante bilingue pour accompagner le président, Pr Marie Elise Truchetet, dans ses activités quotidiennes et coordonner des projets internationaux.Ce poste sera basé dans le service de Rhumatologie du CHU de Bordeaux, hôpital Pellegrin. Télétravail possible après 6 mois minimum dans le poste. Des déplacements ponctuels en Europe à prévoir.Missions générales/ActivitésGestion de l'agenda et des réunions
Assurer la gestion de l'agenda du président d'EUSTAR (rendez-vous, priorisation, coordination)
Organiser et planifier les réunions internes (notamment les réunions bi-hebdomadaires du board) et externes (avec centres, industriels, partenaires)
Préparer les ordres du jour, envoyer les invitations et les documents supports
Rédiger et transmettre les comptes rendus sous 24h pour validation
Mettre en place les réunions conjointes EUSTAR/WSF (Zoom, ordres du jour, enregistrements)
Support aux activités internationales
Maintenir le contact avec les centres EUSTAR dans le monde : suivi administratif, demandes de mise à jour, appui à l'enregistrement de nouveaux centres
Superviser le processus de soumission des documents d'éthique pour les nouveaux centres
Mettre à jour les fichiers de contacts et les bases de données (Excel, SharePoint),assurer leur fiabilité et leur accessibilité
Communication et site web
Maintenir et gérer les accès administratifs au site EUSTAR
Coordonner l'envoi de la newsletter mensuelle : relances, relecture, publication (avec Alberto)
Superviser les communications validées sur les réseaux sociaux
Gérer les échanges d'information entre le board et les partenaires extérieurs
Soutien administratif général
Appuyer ponctuellement l'équipe financière et les responsables scientifiques
Assurer le classement et l'archivage numérique de l'ensemble des documents
Participer au bon fonctionnement des projets collaboratifs, en lien avec le trésorier pour les relations industrielles
Veiller au respect des échéances et au bon déroulement logistique des projets
Profil recherchéSAVOIR-FAIRE
Être organisé
Définir les priorités et les hiérarchiser
Savoir planifier un projet et assurer la gestion de projet
Fixer des objectifs et évaluer les résultats
Excellente maîtrise de l'Anglais (parlé et écrit)
Esprit de synthèse
Travailler en équipe
Maîtriser les logiciels numériques (Zoom, Outlook, Word, Excel, SharePoint, Google Drive)
Être force de proposition
Expérience avérée dans un environnement international, scientifique ou associatif
