Annonce assistant(e) de direction des affaires scolaires et caisse des écoles

France
CDI
Temps-plein

Il y a 1 mois

RECRUTE UN(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION DES AFFAIRES SCOLAIRES ET DE LA CAISSE DES
ECOLES (H/F)Activités relatives au posteGestion administrative du service

Assurer l'intérim dans toutes les missions de la Directrice du service

Préparation des réunions d'équipe

Suivre avec les responsables du personnel des écoles les présences des agents et relevé d'heures (Atsem, études)

Harmoniser les pratiques du service

Contrôle et suivi des procédures du service

Élaboration de tableaux de bords, retroplannings et suivre leur mise à jour (effectifs, fiche écoles, calendriers …)La gestion administrative et financière

Administration des affaires scolaires, préparation des délibérations, arrêtés, décisions, notes de synthèse

Collaborer aux missions administratives en lien avec le poste et avec les autres membres du service
(préinscriptions scolaires, commission de dérogations, conseils d'écoles)

Suivi des marchés publics du service : définition des besoins, élaboration du cahier des charges, analyse des offres
et suivi des marchés

Participation à la préparation du budget et gestion des subventions (CDE, projets école, école privée)

Préparer les outils de suivi pour préparer le plan pluriannuel d'investissement (informatique, mobilier)

Administration, paramétrage du Portail Famille

Communication via Portail Famille

Répondre aux requêtes, courriers et courriels des administrés en l'absence de la direction

Élaborer des courriers du service en respectant le process et le retroplanning déterminé

Établir les comptes rendus de réunions et rendez-vousSoutenir et organiser les projets

Participation aux réunions de pilotage de projets ou liées à l'activité du service (Territoire, IEN…) avec préparation
des supports, travail en mode projet.

Aider la Direction du service à développer, gérer et coordonner les projets municipaux et inhérents au service (SRAV,
plantations, Visite écoles, …)

Contrôler la bonne tenue et la mise à jour outils de pilotage faciliter les missions du service (tableaux de bord,
inventaire, retroplanning…)Référent réseau de parentalité

Mettre en œuvre des actions dans le cadre des réseaux d'écoute, d'appui et d'accompagnement aux parents,

Planifier et organiser les réunions et plénières,

Monter le dossier de subvention annuel.Relais au conseil local harcèlement

Assurer le relais du référent au sein du conseil local en cas d'absence

Planifier et organiser les conseils (logistique, réservation salle, ordre du jour)

Présence si nécessaire lors des conseils

Établir et transmettre les supports et comptes-rendus des conseils

Assurer le lien avec les différents services (cabinet du maire, communication, sport, enfance etc.)

Caisse des écoles (lien fonctionnel avec 2 agents)

Préparation et suivi des conseils d'administration et AG

Régisseur suppléant de la régie dons et adhésion

Suivi administratif et comptable

Mise en place de Marché publics

Participation à la préparation du budget et préparation des documents budgétairesConnaissances - Compétences - Profil

Diplôme ou formation bac+2,

Connaissances de l'environnement territorial et institutionnel,

Maîtrise des outils bureautiques, qualités rédactionnelles et relationnelles,

Réactivité face aux urgences,

Discrétion, réserve, disponibilité et ponctualité,

Capacité à organiser son travail et à s'adapter, aptitudes au management,

Esprit d'analyse et de synthèse, force de proposition, sens de l'écoute et de l'observation.

Ville de Franconville

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