RESPONSABLE ADMINISTRATIF UNITE DES MARCHES TRAVAUX ENERGIES MAINTENANCE (UMATEM) - H/F
Groupe Hospitalier Pellegrin
- Bordeaux, Gironde
- CDI
- Temps-plein
Mission(s) générale(s)
Piloter et mettre en uvre la politique d'achat Travaux Energies et Maintenance, au sein du GHT / CHU selon les objectifs de performance assignés par la direction générale et définir les stratégies d'achats relevant de son périmètre.
Encadrer et animer l'ensemble des équipes qui uvrent au processus achats de la filière travaux/énergie/maintenance, à savoir les gestionnaires de marchés et les gestionnaires de commandes de la filière, en lien étroit avec les ingénieurs travaux et sécurité incendie, qui sont quant à eux rattachés au directeur des travaux et de la stratégie patrimoniale, afin de garantir la fluidité et la performance du processus.
Principales activités
Pour la filière Travaux Energies Maintenance :
Organiser et piloter les procédures de marchés publics pour l'achat de prestations intellectuelles de travaux, de fournitures et de services en animant l'équipe de gestionnaires des marchés et en lien avec les référents techniques et la Cellule Commune des Marchés (CECOMA), selon la programmation établie et inscrite au PPI
Piloter la planification des procédures de marchés et le suivi des différentes échéances marchés publics
Participer à l'élaboration et à la mise en uvre des programmes d'investissement et d'exploitation (Etat des prévisions de recettes et de dépenses (EPRD) et Programme Pluriannuel d'Investissement (PPI) pilotés par la Direction, en lien avec l'Unité de Contrôle Interne et Budgétaire (UCIB)
Etablir et contrôler la mise en uvre des procédures, outils, protocoles spécifiques aux achats publics hospitaliers et notamment la mise en place au sein du service de la dématérialisation et la gestion informatisée des marchés et des factures et des circuits de validation (engagement/dépense).
Veiller et s'assurer de la sécurité juridique des procédures marché, à toutes les étapes du processus achats. Garantir la gestion du risque d'atteinte à la probité de l'ensemble des professionnels concernés.
Contrôler la cartographie GHT de l'ensemble des achats en vue de garantir leur bonne couverture par les marchés publics, et s'assurer du respect de la computation des seuils ; contribuer à l'établissement des délégations de signature des établissements parties, en lien avec la CECOMA et le secrétariat général
Analyser et garantir l'expertise des procédures complexes de marchés publics des opérations majeures du projet d'établissement et des opérations du Schéma Directeur Immobilier. Rédiger les procédures en loi MOP, en Conception réalisation ou en marché global sectoriel, et piloter leur suivi administratif et comptable
Mettre en place et suivre la clause sociale dans les marchés majeurs du PPI
Suivre les subventions travaux (états de dépenses, facturations et encaissements) en lien avec les financeurs, et assurer le suivi financier des dossiers bénéficiant des Certificats d'Economie d'Energie (CEE)
Gérer les avantages en nature des personnels logés et des loyers/charges des locataires : Rédaction des décisions d'affectation des logements et calcul des avantages en nature associés
Gestion du personnel : organiser les tâches des gestionnaires de marchés et des gestionnaires de commande, leurs évaluations, élaborer leur plan de formation, gérer leurs repos/présence/absence, etc.)
Assister le DTSP dans la coordination de la filière bâtiment du GHT
Mise en place de la cartographie des achats travaux/maintenance
Pilotage de la mise en uvre des procédures de consultation mutualisée
Mise en place de la couverture des segments par des groupements de commandesProfil recherché :Compétences attendues :
Animer et encadrer une ou plusieurs équipes, développer les compétences de ses collaborateurs et les évaluer
Appliquer les règles de confidentialité relatives à son domaine de compétences
Analyser les informations nécessaires à l'organisation et à la réalisation de son activité
Argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs (interne et/ou externe) dans son domaine de compétence
Communiquer auprès d'interlocuteurs variés
Concevoir et mettre en uvre des changements organisationnels
Concevoir, formaliser des procédures, des protocoles, des fiches de conseil
Etre autonome et avoir le sens des priorités
Evaluer une offre dans le cadre d'un appel d'offres, mener un dialogue sur les modalités, les conditions et les prix (dialogue compétitif et procédures négociées)
Gérer simultanément les procédures multiples
Rédiger des actes et/ou documents juridiques et/ ou contractuels
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Rédiger et actualiser des procédures et modes opératoires
Rédiger et mettre en forme des notes, des documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
Utiliser des outils réglementaires spécifiques aux achats hospitaliers
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
Aptitudes attendues :
Piloter la performance
Gestion d'équipe / réseau
Valoriser les résultats
Rigueur
Esprit de synthèse
Sens des relations humaines
Transmettre un savoir faire
Personnes à contacter :
Estelle Oussar, directrice du pôle Nouvel hôpital et ressources opérationnelles
Yorick PICHAULT LACOSTE, directeur des travaux et de la stratégie patrimoniale