Assistant administratif - direction générale - h/f
INSERM
- Paris
- 2 334-3 196 €/mois
- CDD
- Temps-plein
Description du poste :Mission principaleAu sein du cabinet de la Direction Générale l’assistant.e assure le secrétariat et exécute des actes de gestion et/ou des actes administratifs courants.Activitésprincipales
- Aider à la gestion de l’agenda du Président- Directeur Général (Organiser des rendez-vous ou des réunions)
- Aider à la constitution des dossiers du Président- Directeur Général
- Assurer l’interface avec les départements de l’INSERM et les partenaires extérieurs
- Suivre et mettre à jour des tableaux de suivi d’activités du cabinet
- Organiser et gérer les déplacements du Directeur Général : réservation des transports et des hôtels, traitement des états de frais…
- Assurer l’accueil téléphonique : renseigner ou orienter, le cas échéant, les appels vers les personnes compétentes
- Rédaction de courriers et notes
- Saisir, traiter et suivre le courrier arrivé et le diffuser aux services concernés
- Effectuer des travaux de copie, de classement et d’archivage
- Suppléer les agents de l’équipe administrative du cabinet
- Connaître les techniques de secrétariat
- Procédures administratives et circuits internes
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Savoir travailler en équipe
- Maîtriser les logiciels Word et Excel, messagerie interne et internet
- Maîtriser l’anglais à l’oral et à l’écrit serait un plus
- Qualités rédactionnelles, maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire
- Sens de l’organisation et de la rigueur administrative
- Savoir prioriser, gérer l’urgence
- Aisance relationnelle, sens de la communication et goût pour le travail en équipe
- Expression écrite et orale soignée
- Disponibilité, réactivité et polyvalence
- Capacités d’adaptation
- Expérience similaire appréciée
- BTS Assistante de direction/de manager