Assistant/Assistante de direction - H/F

École normale supérieure de Lyon

  • Lyon
  • CDI
  • Temps-plein
  • Il y a 19 heures
L'établissementL'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques. Dans le classement de Shanghai et QS, elle se classe au 1er rang des établissements français en termes de performance per capita. Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs. L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.L'Ecole normale supérieure de Lyon est implantée sur 112 829 m2 répartis sur 2 sites très proches l'un de l'autre : René Descartes (siège) et Jacques Monod.Elle dispose ;
  • d'une bibliothèque Diderot de Lyon (1,2 million de volumes disponibles sur le site René Descartes) proposant des collections en SHS (site Descartes), en sciences exactes et expérimentales (site Monod) et en éducation (site Descartes).
  • d'un théâtre : la salle Kantor ;
  • d'un studio de cinéma : la salle Jean-Claude Carrière ;
  • de deux salles de musique ;
  • de deux gymnases
  • de deux restaurants : un sur le site Descartes et un sur le site Monod.
Son budget annuel est d'environ 150 M €.L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie et des conditions de travail, le développement durable et l'égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.Le posteMISSION :Assurer une assistance auprès de la directrice des ressources humaines : agenda et projetsPrendre en charge la gestion administrative des instances sociales en lien avec la Directrice des ressources humaines et le directeur des ressources humaines adjoint : Comité social d'administration, formation spécialiséeACTIVITES :Activités principales
  • Gérer un agenda en tenant compte des échéances, les calendriers des réunions et instances de l'établissement
  • Organiser des points individuels avec des agents
  • Planifier des groupes de travail sur différentes thématiques
  • Organiser les réunions hebdomadaires de service
  • Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
  • Assurer le suivi administratif et budgétaire des actions réalisées
  • Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
  • Rédiger des notes et des courriers administratifs
  • Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
  • Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
  • Organiser et participer logistiquement aux instances sociales : convocations, mise en forme des documents transmis aux élus, dépôts dans les délais règlementaires, préparation de la présentation diffusée en séance, relecture du procès-verbal…
  • Gérer la lettre d'information RH
  • Mettre en ligne et mise à jour de contenus RH sur le site intranet.
Activités associées
  • Etre référent de la communication RH en lien avec les responsables et la Direction de la communication
  • Assurer une assistance auprès de la chargée de mission égalité
Profil recherchéCOMPETENCES REQUISES :Connaissances sur l'environnement professionnel
  • Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
  • Connaissances générales de la gestion des ressources humaines (connaissance générale)
  • Analyse des données comptables et financières (notion de base)
  • Modes de fonctionnement des administrations publiques
Savoir-faire opérationnels
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Travailler en équipe
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
  • Utiliser les techniques de rédaction administratives (maîtrise) Compétences comportementales
Savoir Être
  • Rigueur/Fiabilité
  • Sens de la confidentialité
  • Bon relationnel et capacité d'écoute
  • Capacité d'adaptation et à prendre des initiatives

École normale supérieure de Lyon