AGENT D’ETAT CIVIL, AFFAIRES GENERALES – SERVICE ACCUEIL POPULATION
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- AGENT D’ETAT CIVIL, AFFAIRES GENERALES – SERVICE ACCUEIL POPULATION
Grade : Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriauxVotre mission :Définition : Sous l'autorité du Responsable de service, l'agent expérimenté état civil/affaires générales, garantit l'expertise juridique et procédurale dans le traitement des demandes de dossiers dont le service à la charge, pour la population. Il assure la mise en œuvre des directives données par son responsable et son adjointe en matière d'état civil et d'affaires générales notamment, tout en garantissant un accueil et un renseignement du public de qualité dans le respect des délais impartis. Dans le cadre de la charte Qualiville, il doit aussi traiter dans des conditions de délais et de qualités optimales concernant les demandes des usagers. Il participe aux missions dédiées aux agents de l'accueil de l'Hôtel de Ville, à la permanence des samedis et aux cérémonies de mariages et parrainages civils.Autonomie :
- Activités suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique
- Autonomie relative dans la mise en œuvre des orientations et priorités définies
- Le (la) collaborateur(trice) est autonome dans l'organisation de son travail, prend des initiatives appropriées dans le fonctionnement technique quotidien, en veillant à soumettre pour validation au Directeur du Service ou de son Adjointe, les modifications des orientations générales de fonctionnement et les propositions de résolution de tous problèmes délicats ou complexes.
- Réception et rédaction des déclarations de reconnaissance, de changement de nom, de naissance, de mariage et de décès
- Participation à la gestion administrative du domaine funéraire (inhumations, exhumations, mise à jour des concessions…en lien avec le gestionnaire du cimetière)
- Délivrance des livrets de famille
- Traitements des demandes d'actes d'état civil, des avis de mentions
- Traitement des demandes des actes via COMEDEC
- Traitement des attestations d'accueil
- Recensement des jeunes citoyens et de la population
- Certifications administratives
- Traitement des demandes de titres sécurisés et de voyages depuis la délivrance des formulaires, l'enregistrement et jusqu'à la remise des documents.
- Gestion de la liste électorale
- Organisation des scrutins
- Accueil en roulement avec l'équipe
- Réception du public et délivrance de renseignements
- Utilisation du standard téléphonique
- Utilisation de la machine à affranchir et de la machine “mise sous plis”
- Maîtrise l'ensemble des connaissances techniques et juridiques, notamment pour le domaine d'expertise et de polyvalence
- Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
- Accueil et renseignement du public
- Forte capacité notamment en termes d'organisation générale, de gestion, d'initiatives, à maîtriser, tous les paramètres relatifs au domaine d'expertise et de polyvalence
- Maîtrise la conception et l'adaptation des tableaux de bord du secteur d'activité spécifique confié et la réactualisation de façon permanente des données
- Maîtrise les logiciels de gestion des activités dont il a la charge
- Rigueur professionnelle, sens du service public et des responsabilités
- Sens de l'organisation et rapidité d'exécution des tâches demandées
- Grande disponibilité vis à vis du public avec risques de conflits ; capacité à gérer les situations de stress
- Capacité à fédérer un esprit de groupe
- Aisance rédactionnelle (courriers et notes) et relationnelle (capacité d'écoute, devoir de confidentialité / Discrétion)
- Respect des contraintes horaires liées au fonctionnement quotidien du service, aux permanences du samedi matin, au déroulement des mariages, à l'organisation d'opérations ponctuelles plus lourdes (élections, recensement, etc.)
- Emploi à temps complet sur la base de 39 heures hebdomadaires avec 25 jours de congés annuels et 23 jours de RTT.
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + Prime de fin d'année + Complément indemnitaire annuel + participations financières à la santé et à la prévoyance + Comité des Œuvres Sociales (COS)
- Les candidatures (lettre de motivation, CV détaillé), sont à adresser en ligne via le site de la Ville www.ville-thonon.fr