Assistant de la Direction Soutien aux Opérations et de la DSI F/H

Aix-en-Provence
CDI
Temps-plein

Il y a 14 jours
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Description de l'entrepriseTA-PR-4518Vous avez le souhait de travailler au sein d’un collectif, dans une entreprise française à taille humaine, à la pointe des technologies ?Portée par plus de 2000 collaborateurs répartis sur 8 sites implantés dans tout l’hexagone, TechnicAtome conçoit les réacteurs nucléaires compacts des sous-marins et porte-avions de la Marine Française, tout en œuvrant pour la recherche nucléaire sur des projets innovants tels que le Réacteur Jules Horowitz (RJH).Etre collaborateur chez TechnicAtome c’est prendre part à l’excellence technique au sein d’équipes passionnées investies et reconnues pour leur expertise.Description du posteTechnicAtome recrute pour le site d’Aix en Provence son futur Assistant de la Direction Soutien aux Opérations incluant la Direction des Systèmes d'Information.Rattaché à la Directrice des Opérations, vous assurez l’interface entre les équipes et le management et autres parties prenantes internes / externes, et réalisez les missions administratives confiées.Vous assurez :

L'ensemble des missions liées à la gestion du secrétariat tel que :

Référencement de documents sous PLM (outil de gestion documentaire)
Accueil des visiteurs et interlocuteurs
Organisation des réunions, visites, déplacements, missions, évènements dont séminaires
Accès aux sites TA ainsi que le CEA Cadarache
Gestion du courrier papier et numérique au format crypté le cas échéant
Les fournitures de bureau, les déménagements, les livraisons des entreprises
La mise à jour annuelle des plans de préventions pour nos sous-traitants
La gestion des workflows du Système d'Information (saisie, vérification, suivi des validations)
La mise en place de toutes les réunions récurrentes
La tenue à jour des organigrammes, note d’organisation
La tenue à jour des tableaux de bord (ou base de données)

Dans le cadre de vos missions, vous aurez en charge spécifiquement les actions suivantes :

Interlocuteur privilégié au sein de TA en matière de gestion des déplacements (communication, soutien aux assistants métiers/projets)
Assure à ce titre le rôle de Responsable Fonctionnel d’Application de Notilus (outil de gestion des Ordres de Mission et Notes de Frais)
Animation de la communité utilisateurs
Incitation et contrôle de la bonne application de la politique voyage
Recherche d’amélioration continue du périmètre
Point d’entrée TA pour le pilotage de la relation fournisseurs (agence, aérien, hôtels, train, locations,…)
Expression de besoin, suivi de réalisation avec les fournisseurs déplacement (agence de voyages, compagnies aériennes, compagnie ferroviaire, loueurs courtes durées, hôtels, locations longues durées, pétroliers, assurance)
Gestion des litiges en relation avec le service Achat
Veille professionnelle et des bonnes pratiques en « Travel Management »

Dans le cadre de votre action, vous favoriserez la bienveillance et la convivialité dans les équipes.QualificationsUn profil qui vous ressemble ?De formation Bac+2 en secrétariat / assistanat d'unité / projet / Direction opérationnelle ou équivalent, vous justifiez de 3 à 5 ans d'expérience réussie dans un poste similaire.Vous maitrisez les outils bureautiques Excel, Word, Outlook … et logiciels ERP de type SAP, et de gestion documentaire (GED) type PLM.Doté d'un véritable sens du service, vous mettez en avant des capacités d'organisation, de réactivité et d’autonomie.Les missions de ce poste requièrent des qualités de synthèse, de communication et de rigueur.Votre curiosité et votre esprit d'équipe sont des atouts indispensables à votre réussite.Informations supplémentairesLa diversité est une force dans nos équipes, c’est pourquoi nous y attachons une importance toute particulière.Vous vous reconnaissez dans ce profil ? Rejoignez l’aventure TechnicAtome ! #TAleprofilPoste basé sur un établissement soumis à enquête administrative.Poste nécessitant une habilitation gouvernementale.

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