RESPONSABLE DES MANIFESTATIONS ÉVÉNEMENTIELLES ET DE LA GESTION DES SALLES
Ville de Joué-lès-Tours
- Joué-lès-Tours, Indre-et-Loire
- CDD
- Temps-plein
Actrice majeure de la Métropole Tours Val de Loire, envisagez l'avenir avec une carrière enrichissante dans la 2ème ville du département. Située à 1h en train de Paris et proche du tramway, ce sont près de 900 collaborateurs et une centaine de métiers différents qui contribuent chaque jour au service de la population Jocondienne. Rejoignez nos équipes dynamiques et investies dans les nombreux projets collectifs (associatifs, culturels et sportifs...) qui enrichiront votre carrière professionnelle. Nous recrutons et formons dans les métiers de la fonction publique territoriale.Description du posteLa Ville de Joué-lès-Tours recherche un agent en contrat de droit privé, à temps complet, pour pourvoir le poste de responsable des manifestations évènementielles et de la gestion des salles au sein de l'Espace Malraux.Missions générales du poste :L'agent assure la préparation, le suivi et la mise en œuvre des manifestations évènementielles, ainsi que leur planification.Missions Principales Détaillées :· Traiter des demandes entrantes (téléphone ou internet) et organiser des rendez-vous préparatoires (visite, définition du cahier des charges, faisabilité)· Élaborer des devis, édition des contrats et des factures· Élaborer et suivre les fiches techniques des événements, suivre l'organisation logistique en relation avec les clients et les équipes techniques de l'Espace Malraux· Suivre les manifestations et accompagner les clients pendant les journées d'exploitation· Prendre en charge les relations avec les prestataires de services externes (traiteurs…)· Gérer le planning des manifestations sur l'application dédiée (gestion des événements)· Gérer les plannings des agents SSIAP et de sécurité rattachés aux manifestations en collaboration avec le directeur technique de l'Espace Malraux· Prendre en charge les relations avec les producteurs de spectacle externes (réservation, planification, suivi logistique et technique, devis et contrats, négociations)· Prendre en charge les relations avec les services de la mairie pour l'organisation des manifestations de vie locale (réservations, planification suivi logistique, valorisation (pour déterminer le montant des charges supplétives)· Réaliser des bilans d'activité des évènements sur les outils d'évaluation dédiés (budget, bilans, synthèse d'activité)· Gérer les fournitures de bureau pour les équipes de l'Espace Malraux (inventaires, commandes)Autres activités / activités spécifiques :· Accueil du public (contrôle d'accès, renseignements, placement) lors des spectacles de la saison culturelle· Accueil téléphonique général si standard occupé (renvoi d'appels)· Gestion des fiches mensuelles de présence pour l'équipe technique· Fonctions d'agents SSIAP 1 en cas de nécessité de service· Régisseur de recettes billetterie suppléantConditions d'exercice des missions :· Lieu de travail : Espace Malraux· Horaires de travail :· Irréguliers avec amplitude variable en fonction des obligations de service· Organisation du temps de travail en fonction des horaires de service· Travail fréquent les soirs et weekends· Scénario ARTT : 22 jours· Moyens mis à disposition :Applications dédiées à la gestion de l'activité (plannings, devis, contrats, facturation), logiciels spécialisés (Ixbus et logiciel bureautique Word Excel), technologies de l'information et de la communicationProfil recherchéCompétences requises :Savoir-faireMaîtriser les offres et services proposésÊtre à l'écoute de la clientèle et adapter les réponses aux besoinsÊtre force de propositionAnalyser les demandes et savoir les prioriserSavoir négocierSavoir-être :Avoir un sens prononcé du service et de l'accueil clientFaire preuve de sang-froid et de calme pour gérer les imprévusSavoir travailler en équipeFaire preuve d'une grande organisation sur un temps long (réservations et organisations pouvant se réaliser très en amont des manifestations).