Gestionnaire approvisionnement travaux techniques
Centre Hospitalier René-Dubos
- Pontoise, Val-d'Oise Cergy, Val-d'Oise
- CDI
- Temps-plein
à la Direction Achats et Logistique, sur le site de Pontoise.Identification de la structureL'Hôpital NOVO est un nouvel établissement, né le 01/01/2023, de l'union de 3
établissements : le centre hospitalier René-Dubos de Pontoise (CHRD), le Groupe Hospitalier
Carnelle Portes de l'Oise (GHCPO) et le Groupement Hospitalier Intercommunal du Vexin
(GHIV).Acteur incontournable du service public hospitalier d'Ile-de-France, son objectif est de
contribuer à lutter contre les inégalités sociales et géographiques en matière d'accès aux soins,
par le renforcement des compétences existantes et des coopérations intra et extra
hospitalières.Identification du posteFonction : Gestionnaire approvisionnementGrade : adjoint administratifCDD : 3 mois renouvelables (remplacement arrêt)Liaison hiérarchique :
- N + 2 : Directeur Achats et Logistique
- N + 1: Responsable des achats
- N : Coordonnateur des gestionnaires approvisionnement
- Référent travaux
- L'ensemble des gestionnaires approvisionnement de la Direction des Achats et de la
- Les acheteurs famille
- Le Directeur Travaux, Patrimoine et Investissements Immobiliers
- Service juridique des marchés
- Les ingénieurs travaux/maintenance, logistiques, production, etc.
Missions du posteMissions générales
- Assurer la mise en œuvre du processus approvisionnement en veillant au respect de
chacune des étapes visant à fournir les produits et les prestations aptes à satisfaire les
besoins exprimés des utilisateurs : passation des commandes, réception, distribution et
liquidation (mandatement géré par la Direction des Affaires Financières et paiement par
le Trésor public).- Veiller à la bonne exécution des procédures dans le cadre de la certification des comptes
(intégration des données produits et fournisseurs dans le logiciel de gestion, gestion et
traitement des données de facturation, gestion des litiges, gestion des contrats et
éventuelles actions correctives à mener auprès des différents interlocuteurs).Missions spécifiques relatives au suivi budgétaire et comptable
- Evaluer et suivre les besoins en lien avec les services utilisateurs, les experts métiers, les
prescripteurs, les acheteurs, le responsable achats et la cellule marchés publics.
- Appliquer et intégrer dans le logiciel de gestion économique et financière les procédures
réglementaires en amont (données fournisseurs et produits)
- Effectuer les demandes de devis
- Réaliser les bons de commande dans le logiciel GEF (sous couvert du coordonnateur
gestionnaires, des acheteurs, responsable achats, directeur achats et logistique), en
respectant les marchés (prix, type d'intervention)
- Vérifier l'imputation comptable : affectation de la dépense en fonction de sa nature, de
sa destination et des autorisations budgétaires (comptes, UF, nomenclature, budget,
marché…)
- Suivre les livraisons en collaboration avec le responsable logistique : rappels auprès des
fournisseurs, problème de facturation, traitement des contentieux, litiges, application
des pénalités, etc.
- Vérifier avec les différents acteurs le « service fait » et effectuer les réceptions
informatiques
- Réceptionner les factures (via factures Chorus selon les procédures mises en place)
- Contrôler les factures par rapport aux marchés ou devis et les rapprocher des différentes
pièces du dossier : devis, bons de commandes, bons de livraison/rapports
d'interventions, etc.
- Liquider les factures sur le logiciel GEF et Transmettre de manière dématérialisée via les
liquidations dans le logiciel GEF à la Direction des Affaires Financières les factures à
mandater, les pièces justificatives et les pièces comptables nécessaires au
déclenchement des titres de recettes
- Contrôler le respect du délai de paiement en relation avec la trésorerie (50 jours à
compter de la date de réception de la facture)
- Suivre et contrôler l'exécution des marchés en lien avec les acheteurs et experts métiers
du segment concerné
- Elaborer et mettre en place les tableaux de bord dans le cadre du suivi de l'évolution des
dépenses (pour assurer le respect des crédits autorisés) : suivi des comptes, contrôle et
analyse des données comptables…
- Classement et archivage des pièces comptables selon la procédure en vigueur
- Mettre à jour le tableau de suivi des commandes afin d'améliorer la gestion des litiges
- Mettre à jour le tableau de maintenance prévisionnelle / suivi énergie
- Divers :
- Saisie de la mise à jour du fichier articles en cas de révision des prix
- Aide à la recherche d'article
- Participe à la continuité du processus appro/ commande/ du service en cas de nécessité
(remplacement pendant absences ou congés)
- Participe aux projets du service ; actualisation des processus dans le cadre de la
certification des comptes, rédaction des procédures du process appro, etc.PrérequisSavoir :- Connaître la base du code des marchés publics
- Connaître l'organisation et le fonctionnement hospitalier
- Connaître les principes comptables et financiers du contrôle de gestion
- Connaître la gestion administrativeSavoir-faire :
- Recueillir les informations pertinentes auprès des différents interlocuteurs
- Analyser les données, les tableaux de bord et justifier les résultats relatifs aux segments
concernés.
- Analyser un besoin formulé par un utilisateur
- Conseiller et orienter les choix d'une personne ou d'un groupe relatifs à une demande
d'achats
- Maîtriser le processus achats approvisionnement
- Maîtriser les outils informatiques et de gestion
- Utiliser une procédure, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine.Savoir-être :
- Etre capable d'anticiper
- Faire preuve de capacité d'analyse et de synthèse
- Etre à l'écoute et disposer de qualités relationnelles
- Faire preuve de rigueur, de méthode
- Etre curieux, ouvert et capable d'initiative
- Etre apte à travailler en équipe et à s'adapter et à collaborer avec l'ensemble des
intervenants du processus commande/facturesSi vous êtes intéressé(e) par cette offre, vous pouvez adresser votre candidature
(lettre de motivation et curriculum vitae détaillé) à :Madame Camille JACQUARD
Directrice des Achats et de la Logistique
camille.jacquard@ght-novo.frMonsieur Jérôme MARIÉ
Attaché d'Administration Hospitalière
jerome.marie@ght-novo.frTous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes
reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.