Secrétaire médicale pucaa - h/f

• Encadrement des adjoints administratifs :
• Assurer l’organisation et le suivi des plannings des secrétaires afin de garantir la continuité de service et une répartition équitable des tâches
• Conduite des entretiens professionnels

• Assurer le secrétariat du médecin-chef
• Centraliser les demandes de congés et de formation des médecins, des psychologues et des secrétaires, et les saisir sur les logiciels Octime Manager et Gesform après validation par le responsable de service
• Mettre à jour régulièrement le planning des présences médicales
• Assurer la transmission des informations aux services concernés (RH, direction, BAM, …)
• Préparer les réunions (prise de notes, compte-rendu, diffusion)
• Gérer les réunions de choix de gardes du SAU et de BDSO

• Etablir et mettre à jour le cahier de transmissions des patients (SAU + UHCD)
• Mettre à jour et envoyer le tableau des admissions au GHNE
• Mettre à jour et envoyer le tableau des admissions à différents professionnels de l’EPS Barthélemy Durand (SAO, médecins chefs, …)
• Assurer le suivi du courrier en collaboration avec les médecins
• Assurer la frappe et la présentation des documents, des courriers, des comptes rendus, des synthèses, des notes de service, …
• Commander les fournitures bureautiques (cartouches imprimante, papeterie, …) et d’eau
• Diverses autres demandes concernant l’organisation du service : informatique, commandes diverses, …

• Apporter aux médecins et à l’équipe pluridisciplinaire les éléments de gestion demandés
• Prendre des notes lors des réunions
• Saisir les actes réalisés par les médecins en vue d’établir des statistiques
• Mettre en forme et actualiser les tableaux de bord d’activité des différentes structures
• Collecter, organiser et mettre à jour les informations nécessaires à l’élaboration du compte rendu d’activité annuelle
• Assurer la frappe et la présentation des documents, des courriers et des différents rapports d’activité

• Assurer la gestion administrative des arrêtés provisoires du maire concernant les patients en SPDRE (Soins Psychiatriques sur Décision du Représentant de l’Etat)
• Gérer les correspondances à caractère médical et/ou administratif
• Gérer et traiter des données/informations (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, suivi)
• Organiser le classement des dossiers patients (ouverture, mise à jour, archivage)
• Saisir l’information médicale sur différents logiciels :

• Création et mise à jour du dossier patient
• Qualification de l’INS

• Frappe des lettres de liaison de l'UHCD

• Créer et clôturer les séjours des patients (SAU et UHCD)
• Intégration des lettres de liaison de DxCare sur Sillage
• Frappe de documents (lettres de liaison, courriers, certificats médicaux, …)
• Intégration de documents

• Gérer les appels téléphoniques selon les degrés d’urgence
• Savoir contacter en cas d’urgence les responsables du service

• Accueillir les familles, les partenaires sociaux, …
• Adapter son comportement et son dialogue aux personnes rencontrées
• Renseigner le public extérieur dans la mesure du possible (orientation du public en fonction du secteur, informations sur l’existence d’autres structures, ex : CMPP, délais en fonction de la demande, …)

• Coordinatrice des secrétariats médicaux N+1
• Médecin-chef de service N+2

• Equipe médicale, Equipe soignante, Equipe socio-éducative
• Personnel de l’établissement pour l’accueil, la transmission d’informations, la prise de rendez-vous
• Directions fonctionnelles, services administratifs, Pôles d’activité clinique
• Usagers
• Autorités en contact avec la direction (ARS, DGOS, hôpitaux, administrations, villes, partenaires…).

• Maîtrise des outils bureautiques (applications Office) : Connaissances détaillées
• Vocabulaire médical : Connaissances détaillées
• Codage des actes : Connaissances détaillées
• Communication : Connaissances détaillées
• Droit des patients : Connaissances détaillées
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : Connaissances détaillées
• Règlementation des archives : Connaissances détaillées
• Technique de secrétariat : Connaissances approfondies
• Obligations réglementaires prévues par la Loi du 5 juillet 2011 : Modalités des hospitalisations, respect des délais et formes des certificats médicaux légaux

• Formation de type BAC à BTS
• Qualité rédactionnelle (maîtrise de l’orthographe, syntaxe)
• Prise de notes rapide
• Autonomie dans la rédaction et la mise en forme de documents
• Usage des outils de communication (messagerie électronique)
• Connaître les partenaires des secteurs sanitaires et sociaux travaillant avec le service
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Savoir analyser des documents

• Qualités relationnelles : sens de l’écoute, courtoisie
• Savoir s’intégrer dans une équipe
• Savoir s’adapter à des partenaires variés
• Savoir communiquer avec un public hétéroclite (médecins, patients, familles, travailleurs sociaux, psychologues, …)
• Savoir développer des capacités humaines et relationnelles
• Sens de l’organisation : capacité à dégager les priorités, esprit de synthèse, rigueur professionnelle
• Capacité d’adaptation : réactivité, capacité à gérer les situations d’urgence, résistance au stress
• Capacité d’autonomie : sens de l’initiative, anticipation
• Respect de la confidentialité : secret professionnel, discrétion
• Polyvalence
• Ponctualité

ETS PUBLIC DE SANTE BARTHELEMY DURAND