Assistant de gestion administratif - Référent gestion documentaire
Centre Hospitalier de l'Agglomération Montargoise
- Montargis, Loiret
- CDI
- Temps-plein
- Il est responsable du secrétariat du service qualité/gestion des risques, et référent de la gestion documentaire de l’établissement.
- Organiser pour le responsable hiérarchique et / ou pour l’équipe, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
- Assurer la gestion documentaire (référente) : création et mise à jour de documents, diffusion, paramétrage des documents, supervision du logiciel, formation des professionnels à la conception de documents qualité et à la navigation sur le logiciel.
- Assurer le recueil et l’analyse de questionnaires, audits de pratiques, …
- Assurer l’organisation de réunions, visites (audits, évaluations, certifications), évènements, commissions spécifiques, préparer les ordres du jour des réunions et rédiger les comptes rendus
- Participer à la communication interne : élaboration d’outils/supports et diffusion des informations (Qualiyes)
- Réaliser, enregistrer et exploiter des outils de recueil des données qualité et de gestion des risques (EPP, audits internes, enquêtes, indicateurs, tableaux de bord,).
- Analyser un /des processus
- Définir et utiliser des pratiques adaptés à son métier, utiliser les logiciels métiers
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatif à son domaine de compétences
- Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
- Concevoir, formaliser et adapter des procédures/protocoles/modes opératoires /consignes relatifs à son domaine de compétences
- Définir /adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
- Evaluer la conformité de la mise en œuvre d’une procédure/norme/règle, consigne relevant de son domaine de compétence
- Utiliser les outils bureautiques /technologie d’information et de la communication (TIC) dont ceux utilisés pour le suivi de la démarche qualité (Sphinx), logiciel dédié à la gestion documentaire
- Statistiques : analyse des questionnaires, audits, enquête de satisfaction
- Organisation et fonctionnement interne de l’établissement
- Animation de groupe, conduite de projet, classement et archivistique
- Méthode, organisation, rigueur et autonomie
- Qualités relationnelles, confidentialité et secret professionnel
- Esprit d’analyse et de synthèse, sens de la diplomatie, maîtrise de soi
- Expérience dans la démarche qualité, maîtriser les outils qualité et gestion des risques
- Maîtriser l’outil informatique dont Word, Excel, Power point, et capacité à s’approprier rapidement l’outil informatiques YES, Sphinx
- Connaissance des textes réglementaire en lien avec l’activité, connaissance du milieu hospitalier