Assistant de direction et logistique H/F
Universite Paris Saclay
- Orsay, Essonne
- CDD
- Temps-plein
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents·es pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.
- créer des partenariats avec le monde socio-économique ;
- développer et promouvoir les formations en apprentissage au sein de l’Université ;
- proposer un large éventail de formations continues, adapté à toutes les situations des adultes souhaitant renforcer ou donner une impulsion nouvelle à leur parcours professionnel, que ce soit dans les filières existantes à l’Université (Licences et Masters), ou sur mesure ;
- accompagner les chefs·fes de projets dans la création de nouvelles formations en alternance et en formation continue.
- Assister la direction de la DFTLV dans ses missions (organisation d’agenda, préparation des réunions, suivi des dossiers).
- Assurer l’interface entre la direction et les autres services de l’université.
- Gérer la correspondance et les courriers administratifs de la direction.
- Rédiger et mettre en forme des documents (comptes rendus, notes internes, rapports, supports de communication).
- Assurer l’accueil téléphonique et physique des partenaires et intervenants·es.
- Planifier et réserver les salles nécessaires aux formations et événements.
- Assurer la mise en place des espaces de formation (ouverture des salles, disposition du matériel pédagogique, accueil des participants·es).
- Organiser les pauses café et les repas en lien avec les prestataires.
- Veiller à la bonne gestion des accès aux salles de formation (badges, clés, autorisations).
- Assurer la fermeture des salles après les formations et s’assurer de leur remise en état.
- Maintenir et mettre à jour le planning des formations et des disponibilités des salles.
- Coordonner les besoins logistiques en fonction des plannings des intervenants·es et des sessions de formation.
- Assurer le suivi des besoins spécifiques des formateurs·rices et participants·es (matériel, documents, supports numériques).
- Assurer la transmission des informations entre les différents services impliqués dans la formation continue.
- Contribuer à la mise à jour des supports de communication interne et externe liés à l’organisation des formations.
- Participer à la préparation logistique des événements de formation (séminaires, colloques, réunions institutionnelles).
- Connaissance des procédures administratives et logistiques dans l’enseignement supérieur
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office, Teams, SharePoint)
- Compréhension des enjeux de la formation continue et des interactions avec les différents·es acteurs·rices académiques et économiques
- Bonne capacité d’organisation et de planification des ressources
- Aptitude à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à prioriser les urgences
- Capacité à anticiper et résoudre les problèmes logistiques et organisationnels
- Capacité à rédiger et structurer des documents administratifs
- Sens du service et de l’accueil
- Rigueur et réactivité
- Esprit d’équipe et aptitude à travailler avec divers interlocuteurs·rices
- Adaptabilité et capacité à gérer des imprévus
- Sens de la confidentialité et du respect des procédures internes