Assistant Administratif H/F - Direction des Achats - Produits de Santé
GCS UniHA - Lyon
- Lille, Nord
- CDI
- Temps-plein
Avec ses 140 collaborateurs, UniHA mutualise les achats des hôpitaux pour leur offrir des solutions optimisées économiquement et qualitativement, adaptées à leurs besoins et intégrant les dernières innovations, dans une démarche d'achat durable et de sécurisation des approvisionnements.
Notre mission première est de concevoir et produire des marchés publics pour le compte des établissements de santé en prenant en charge toute la chaîne de valeur de l'achat hospitalier: sourcing des fournisseurs, analyse des besoins, mise en concurrence, évaluation des offres, sécurisation juridique des contrats et conformité au droit de la commande publique, suivi d'exécution avec les fournisseurs et évaluation de leurs fournitures / prestations.
Nous avons la conviction que l'achat est un levier stratégique de transformation et d'efficience pour notre système de santé et mettons toutes nos expertises au service des hôpitaux publics, au bénéfice des équipes hospitalières et de la qualité des soins pour les patients.Nature de l'emploi à pourvoirSous la responsabilité d'un coordonnateur pharmacien hospitalier, et au sein de la Direction des achats de produits de santé d'UniHA, l'assistant administratif aura la charge d'assister le pharmacien acheteur dans ses missions sur plusieurs segments d'achats.
Les segments d'achat de médicaments traités par la coordination de Lille sont :
- Médicaments du système nerveux
- Solutés de perfusion et nutrition parentérale
- Matières premières à usage pharmaceutique
- Nutrition entérale
- Solutions statiques de conservation d'organes et de cardioplégie
- Médicaments sous le monopole de l'AGEPS
- Façonnage de nutrition parentérale
passation des marchés publics. Ses missions s'inscrivent dans une logique d'apprentissage encadré, avec une montée en compétence progressive sur les aspects réglementaires, techniques et opérationnels :
- Participation au recensement des besoins : contribution à la consolidation des besoins exprimés, préparation de supports de synthèse pour les réunions.
- Appui à la rédaction des pièces de consultation : mise en forme des documents
vérification de la cohérence entre les pièces, sous la supervision de l'acheteur.
- Saisie des offres dans les outils métiers : enregistrement des données dans les logiciels de gestion des marchés, contrôle de la complétude des informations.
- Gestion des spécimens et échantillons : réception, tri, étiquetage et archivage des
- Contribution à l'analyse des offres : élaboration de tableaux comparatifs, extraction de
acheteurs.
- Préparation des notifications : rédaction des courriers de notification, vérification des
- Transmission aux adhérents : diffusion des marchés notifiés aux bénéficiaires, gestion
- Relations avec les parties prenantes : traitement des demandes courantes des
besoin.Suivi des marchésDans la phase d'exécution des marchés, l'assistant administratif assure un suivi administratif rigoureux et contribue à la fluidité des échanges entre les différents acteurs :
- Archivage contractuel : classement physique et numérique des marchés, mise à jour des bases de données, respect des procédures d'archivage réglementaire.
- Rédaction d'avenants et de certificats : élaboration de projets d'avenants, certificats
- Suivi des indicateurs et reporting : alimentation des tableaux de bord, extraction de
- Traitement des sollicitations techniques : réponse aux demandes simples relevant de
- Veille sur les tensions d'approvisionnement : recensement des alertes terrain, mise à
- Recherche d'alternatives en cas de rupture : participation à l'identification de solutions
- Première expérience dans les achats
- Connaissance sur les procédures des marchés publics serait un plus
- Aisance relationnelle
- Bonne qualités orale et écrite
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Excellente communication orale et écrite
- Aisance téléphonique et relationnelle
- Rigueur, réactivité, polyvalence et autonomie
- Sens du service, discrétion et esprit d'équipe
- Maîtrise de la suite OFFICE (Très bon niveau en EXCEL)
- Gestion rigoureuse des documents électroniques
- Type de contrat : CDI
- Date de prise de fonction : Dès que possible
- Période d'essai : 3 mois, renouvelable
- Résidence administrative : Lille
- Lieu de travail : CHU de Lille
- Déplacements pour des réunions nationales (Paris ou Lyon) : occasionnels
- Rémunération : selon expérience et profil
- Contrat de prévoyance : intégralement pris en charge par l'employeur.
- Temps de travail hebdomadaire annualisé : en compensation de la durée de travail effectif hebdomadaire de 38h20, bénéfice de 19 jours supplémentaires de repos au titre de la réduction du temps de travail, en sus des 25 jours de congés payés annuels