Agent(e) d'accueil et de gestion administrative état civil
Ville de Saint-Martin-d'Hères
Saint-Martin-d'Hères, Isère
CDI
Temps-plein
Il y a 25 jours
La commune de Saint-Martin-d'Hères, en pleine croissance démographique (39 000 habitants), est la 2ème ville du département de l'Isère. Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).Délais de publication : Dimanche 05 mai 2024Cadre d'emplois : Adjoint administratifQuotité : temps pleinLe posteSous la responsabilité de l'adjointe au chef de service, l'agent(e) accueille et oriente le public usager, instruit les demandes et effectue le suivi administratif des dossiers liés aux activités mises en œuvre par le service pour le pôle état civil. Il(elle) effectue également des tâches de secrétariat.Fonctions
Accueil du public (physique et téléphonique) et traitement de dossiers d'état civil
Secrétariat divers
Activités du posteAccueil physique et téléphonique du public du pôle état civil ( 50%)- Recevoir, informer et orienter (ou réorienter) les usagers- Accompagner l'usager dans la prise de connaissance du service public proposé par le pôle, dans la recherche de solution à sa demande, expliciter les procédures- Réceptionner des appels téléphoniques, prendre des messages et des rendez-vous- Transmettre des informations aux professionnels du service- Gérer des réclamationsTraitement des dossiers liés aux prestations proposées par le pôle état civil (30%)- Vérifier des pièces sur tous types de supports (papier, USB, QR code…), le respect des conditions d'accès, enregistrer, instruire, constituer, suivre l'avancée des dossiers « papier ou informatique », remettre les documents ( actes, attestations...)Participation à l'activité générale du service et traitement des dossiers pour le pôle état civil (20%)- Recevoir, orienter les courriers électroniques- Traiter les demandes d'actes par courrier et enregistrer les départs- Rechercher des informations auprès des administrations compétentes (CERT, tribunal, service central d'Etat civil de Nantes, consulats, notaires...)- Traiter les réclamations- Effectuer, transmettre des éditions diverses récurrentes- Renseigner des tableaux de suivi des activités /Établir des statistiques- Gérer le classement et l'archivage, la destruction des documents- Accueillir des stagiaires- Contribuer aux différentes manifestations/opérations assurées par le service (élections...)- Renfort ponctuel sur les missions autres missions du service état civil et démarches citoyennes- Soutien renforcé aux cadres et à l'équipe des démarches citoyennes pendant les périodes électorales (y compris les jours d'élection si besoin)ConditionsConditions d'exercice particulièresConditions de rémunérationOrganisation du travail dans le cadre du protocole des 1607 heures - Contraintes horaires - Pics d'activité (périodes de pré-départs en congés d'été, clôture d'inscriptions sur listes électorales...)Horaires correspondants aux horaires d'accueil du public : lundi 13h30 à 17 h (fermé le matin) et du Mardi au Vendredi de 8 h 30 à 12 h 30 et de 13 h 30 à 17 hPermanence à tour de rôle : les samedi matin et après midi pour la célébration des mariagesTravail les samedis et dimanches pour les électionsTravail dans un espace type « plate-forme » : rotations sur les bureaux, rotation plate-formeTravail à la vue du public en attenteTravail dans un espace bruyant : brouhaha permanent et appels téléphoniques nombreuxDisponibilité selon les périodes de l'année : élections, mariages….Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du servicePolyvalence transversale possible sur l'ensemble des missions du serviceTenue adaptée à l'accueil du publicÉcriture soignéeTraitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (RIFSEEP)Profil recherchéSavoir faire :Utiliser internet, un intranet, une messagerie électroniqueUtiliser une suite bureautique dans ses fonctions de base : saisie, mise en forme....Utiliser des logiciels et des progiciels “métiers” : entre 5 et 10 : NTS, CIRIL Élections, CITIWEB, Affaires militaires, gestion des attestations d'accueil…Utiliser des sites « ressources » : , , ,Appliquer les techniques d'accueil physique et/ou téléphonique : filtrage, prise de messages … prévention et gestion des conflits... questionnement, reformulation, écoute active… accueil du public difficileAppliquer la législation et les procédures en vigueur ; conditions de délivrance d'une CNI/Passeport, modalités d'inscription sur les listes électorales...Appliquer les techniques de secrétariat, prise de notes, mise en forme, saisie, classement, archivage...Appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des prioritésAppliquer les procédures des services internes (selon directions sectorielles, RH, finances...) et des partenaires : préfectures….Appliquer les techniques de lecture de textes législatifsAppliquer les règles d'hygiène, de santé et de sécurité en direction des usagersAppliquer les règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail (dont gestes et postures...)Rendre compte d'activité sur les outils de suiviConnaissances :Environnement territorial FPT cat C - Environnement territorial de la collectivitéMissions et activités des partenaires extérieurs associés : tribunal judiciaire, consulats, …..Règlements intérieurs - Procédures du service et des services partenairesVocabulaire professionnel du serviceRèglementation relative a l'état civilDroit de la famille : bonnes connaissancesDroits et obligations des usagersCaractéristiques des publicsCommunication écrite : notions de baseTechniques rédactionnelles et orthographiques : notions de baseCommunication orale : notions de baseGestion des situations de stress et de régulation des tensionsQualités :Qualités relationnelles : patience, écoute.… sens de la relation avec les usagers…. capacité à questionner de façon pertinenteDiscrétion et secret professionnelRigueur et méthodeCapacité à changer d'activité (instruction de dossier / prise d'appels téléphoniques…) pour répondre aux urgences ou impératifs de l'accueil - Savoir passer d'une tâche à l'autre rapidementAdaptabilité et réactivité :
au public : à la diversité des demandes, à la diversité des émotions des usagers selon l'acte demandé,
aux mutations technologiques et réglementaires rapides (progiciels métiers, évolutions rapides des procédures...)
aux interlocuteurs externes différents
à la densité du flux de plus en plus importante
au contexte de travail bruyant (plate-forme)
Ponctualité et disponibilitéSavoir gérer le stress dans le cadre des situations de tension en situation d'accueil - Conserver une posture professionnelle adéquate, la maîtrise de soi, des situations et des réactions en toutes circonstancesCapacité à travailler en équipePOSTULERPartager l'offreDétails sur le posteLocalisationSaint-Martin-d'Hères, FranceContratStatutaire POSTULERPartager l'offreD'autres offres en cours chez Ville de Saint-Martin-d'Hères...Publiée le 3 avril 2024Assistant(e) de gestion administrative et budgétairelocation_on Saint-Martin-d'Hères (38) content_pasteStatutairePubliée le 27 mars 2024Directeur(trice) des accueils de loisirs périscolaires et extrascolaires - 2 posteslocation_on Saint-Martin-d'Hères (38) content_pasteStatutairePubliée le 27 mars 2024Chargé(e) d'appui administratif RHlocation_on Saint-Martin-d'Hères (38) content_pasteStatutairePubliée le 25 mars 2024Responsable secteur "Garage - Parc auto - Transport" H/Flocation_on Saint-Martin-d'Hères (38) content_pasteStatutairePubliée le 25 mars 2024Responsable de secteur - Entretien des locaux H/Flocation_on Saint-Martin-d'Hères (38) content_pasteStatutairePubliée le 25 mars 2024Responsable de secteur - Restauration Scolaire H/Flocation_on Saint-Martin-d'Hères (38) content_pasteStatutairePubliée le 19 mars 2024Maitre Nageur Sauveteur H/F titulaire du BEESAN/BPJEPS AAN ou BNSSA (Emploi saisonnier - 29 juin au 25 août 2024)
