RESPONSABLE DES SERVICES ADMINISTRATIF ET FINANCIER H/F
Apprentis d'Auteuil
- Quillan, Aude
- 35 000-39 000 €/an
- CDI
- Temps-plein
Vous jouez un rôle d'interface entre les différents services internes et avec les partenaires extérieurs.
Aidé dans vos missions par une équipe de 3 personnes que vous managez, votre rôle s'articule autour de 3 missions principales :Gestion budgétaire et suivi de l'activité de l'établissement
En lien avec le Contrôleur de Gestion, le centre financier basé à Toulouse et votre assistante comptable, vous :
- assistez le Directeur d'Établissement dans le pilotage financier et les choix stratégiques de l'établissement
- contribuez à l'élaboration des budgets prévisionnels annuels sur les dépenses « courantes » et à la réflexion collective sur les investissements et mesures nouvelles en fonction de l'évolution des besoins humains et matériels de l'établissement
- assurez le suivi budgétaire tout au long de l'année (analyse des tableaux de bord mensuels et des écarts budgétaires, vérification des affectations analytiques et demandes d'OD en cas d'erreur, production de budgets réestimés)
- pilotez le process annuel de clôture des comptes et contribuez activement à l'élaboration des comptes administratifs
- créez et/ou améliorez des outils de suivi des principaux postes de dépenses
- préparez avec l'ensemble des acteurs internes le rapport annuel d'activités à destination du Conseil Départemental
- contrôlez les données d'activités par prestation et élaborez le tableau de suivi mensuel d'activité et la facturation associée via une application informatique interne dédiée
- supervisez et contrôlez les flux bancaires du compte de proximité et de la caisse d'espèces (contrôle de trésorerie, vérification des brouillards de caisse, demandes de justificatifs, etc)
- administrez la plateforme dédiée aux paiements dématérialisées (Anytime) gérant les cartes de crédit confiées aux professionnels de l'établissement (alimentation des comptes, déblocage des sommes après validation des chefs de service, etc)
- pouvez être amené à participer à l'élaboration de réponses à appels à projets.Gestion des Ressources Humaines
En lien avec un Responsable Ressources Humaines, une gestionnaire de paie basée à Nantes et en vous appuyant sur vos 2 assistantes sur site, vous :
- supervisez le traitement et la gestion des documents administratifs des collaborateurs (CDI, CDD et intérimaires) de l'embauche jusqu'à la sortie (constitution des dossiers du personnel, déclarations préalables, rédaction des contrats et avenants, solde de tout compte, mutuelle, prévoyance, visites médicales, accidents de travail, etc.), en lien très étroit avec l'assistante particulièrement en charge de cette mission pour garantir le respect des règles / process et des échéances
- gérez plus particulièrement les contrats spéciaux (contrats aidés, contrats en alternance, stagiaires rémunérés ou non, services civiques) en termes de constitution de dossiers, de suivi d'indemnisation et de subvention
- contrôlez la juste valorisation du temps de travail des collaborateurs et la bonne prise en compte de leurs absences (congés, récupération, maladie, évènement familial, etc.)
- contribuez à la validation des paies par délégation du Directeur, et traitez si nécessaire les erreurs et les réclamations
- entretenez un lien privilégié avec notre agence partenaire concernant la gestion des contrats d'intérim afin de garantir la meilleure fluidité des process sur leur plateforme informatique dédiée, et assurez le contrôle de leurs factures
- prenez en charge les relations avec le médecin du travail en cas de situations particulières (mise à jour des fiches entreprise, aménagement de poste, inaptitude, etc)
- participez activement à la conception et à la mise en œuvre du plan de formation annuel
- vous investissez particulièrement avec le Directeur, les Chefs de Service Educatifs et le RRH concernant le recrutement de nouveaux collaborateurs non cadres, en termes de rédaction et diffusion d'annonces, tri de CV et participation aux entretiens de sélection
- êtes le référent bénévolat de l'établissement
- êtes associé à des chantiers RH transversaux (Document Unique, fiches de postes, livret d'accueil, etc.)Gestion des Services Généraux
En lien avec les services internes de la Fondation (immobilier, achat et informatique en particulier), et avec l'aide d'un collaborateur Cadre dédié à l'entretien et à la maintenance des bâtiments, des véhicules et des espaces verts, vous :
- veillez à ce que chacun des jeunes et des adultes des différents sites de la structure puisse vivre et travailler dans de bonnes conditions matérielles, de sécurité, d'hygiène, de confort et d'accueil
- supervisez plus particulièrement sur les plans administratifs et financiers le bon suivi et la juste mise en œuvre des contrats liés à la sécurité, l'accessibilité, la maintenance, l'évolution et l'entretien des bâtiments et des équipements conformément aux réglementations applicables
- contrôlez la qualité des travaux et prestations fournies avant mise en paiement des factures et éventuelles émissions de réserves
- optimisez autant que possible la bonne gestion de l'établissement en mettant en concurrence les fournisseurs et prestataires potentiels en négociant les conditions contractuelles et financières des devis et contrats que ce soit dans le cadre d'achats ponctuels ou de contrats pluriannuels
- assurez plus particulièrement le suivi des petits investissements et des moyens communs (téléphonie, bureautique, informatique…)
- êtes membre à part entière du Comité de Pilotage de l'actuel projet immobilier sur Limoux (900m² de bâtiment sur 2500 m² de terrain), et serez de votre place l'interlocuteur privilégié de la mise en œuvre opérationnelle de ce projet que ce soit en interne ou en externeVous prenez en compte l'ensemble des règles et procédures d'Apprentis d'Auteuil associées à vos responsabilités, et contribuez activement à les faire respecter par les acteurs de votre périmètre.
Vous managez votre équipe (2 personnels administratifs et 1 personnel d'entretien) dans un esprit collaboratif tant dans la délégation des tâches que dans l'animation des réunions. Vous avez le souci de faire monter en compétences les professionnels de votre équipe et menez leurs entretiens annuels d'évaluation et professionnel. Vous êtes ouvert à l'accueil de stagiaires et de bénévoles au sein de votre service.Profil :Titulaire d'un Master Sciences de Gestion ou équivalent, vous justifiez d'une expérience d'au moins 5 ans sur une fonction équivalente, idéalement dans le secteur social.Vous savez fédérer des équipes et travailler en réseau.Autonome et responsable, vous faites preuve d'organisation et de rigueur pour assumer la polyvalence du poste et les différentes échéances. Dynamique, vous agissez avec efficacité et anticipation, et savez gérer les priorités. Vous avez une certaine aisance relationnelle et une facilité à travailler avec des interlocuteurs multiples (internes / externes).
Vous savez travaillez en mode projet.Vous avez une maîtrise avérée des logiciels bureautique (Word, Excel, Powerpoint), de très bonnes bases en comptabilité et en droit du travail. Vous connaissez les règles et normes sur le plan de l'immobilier et en matière de sécurité. Vous êtes gestionnaire dans l'âme !Pour ce poste principalement basé à Quillan mais une évolution sur Limoux est fortement possible, des déplacements réguliers sur le département voire ponctuellement hors département, sont à prévoir.Avantages :
CDI temps plein en forfait 202 jours / an (5 semaines de congés payés, 23 RTT et 11 jours fériés garantis sur l'année).Salaire : de 35K€ à 39k€ par an suivant expérience.Possibilité de télétravail ponctuel.Mutuelle familiale (salarié, conjoint et enfants) prise en charge à 60% par la Fondation.Titres restaurant d'une valeur faciale de 8.00 € / jour, pris en charge à 60% par la Fondation.Comité d'entreprise (chèques vacances, chèques cadeaux Noël, Pass culture, etc).