Secrétaire universitaire
Université de Tours
- Tours, Indre-et-Loire
- Stage
- Temps-partiel
la première université de la région Centre-Val de Loire. El e propose une offre de formation large,
pluridisciplinaire, et interdisciplinaire, une recherche d'excel ence reconnue, une fondation universitaire
(la fondation Rabelais), et un budget annuel consolidé de 215 mil ions d'euros.C'est aussi un établissement inscrit dans un environnement régional dynamique, connu pour la qualité
de vie qu'il offre à ses habitants. Dans ce cadre, l'université de Tours se présente comme une université
citoyenne, aux valeurs humanistes, socialement engagée, éthiquement responsable.El e compte 9 composantes (UFR : Unités de Formation et de Recherche), 2 Instituts Universitaires de
Technologie (IUT) et 1 école interne d'ingénieurs polytechnique, qui rassemblent 30 000 étudiantes et
étudiants.Forte de 36 unités de recherche label isées et reconnues nationalement et internationalement, el e
participe à la structuration régionale de la recherche.L'université emploie aujourd'hui plus de 1200 personnels ingénieurs, administratifs, techniques, sociaux
et de santé et des bibliothèques et plus de 1400 enseignants chercheurs.Pour accompagner son développement, l'université de Tours recrute chaque année de nouveaux talents.Le service recruteur
Composante /Direction : Faculté de Médecine
Département, Service, Bureau : Département
Médecine généraleActivitésSuivi des internes de médecine générale :
- Tenue et mise à jour du parcours des internes.
- Suivi des stages : validations de stages, préparation de la commission de répartition et de la
commission d'évaluation des besoins en formation en lien avec la coordinatrice du DES de
médecine générale et la coordinatrice adjointe.
- Participation aux commissions phase socle et approfondissement (établir les PV, tenir à jour le
fichier des commissions et communiquer les résultats aux étudiants) en lien avec les
rapporteurs.
- Mise à jour de l'UT Box pour le suivi des internes, notamment en difficultés
- Etablir le compte-rendu des entretiens des étudiants en difficulté reçus par commission locale
de coordination
- Lien avec la commission d'aide aux étudiants pour les étudiants en difficultésSuivi des terrains de stage hospitaliers, extra-hospitaliers et ambulatoires :
- Préparation commission d'agrément pour les demandes en médecine générale
- Lien avec l'ARS pour la tenue du fichier des agréments, le signalement des situations
problématiques, arrêts de MSU, modifications de stages etc.
- Evaluation des terrains de stage par les étudiants et envoi des évaluations aux terrains de
stage
- Relations avec les encadrants en stages, réponses aux sol icitations par mail ou téléphone et
orientation éventuel e vers la personne ressource au sein du DUMGService du recrutement, de la formation et de la gestion des compétences Univ-tours.frGestion CELENE :
- Organisation et création des cours sur le logiciel (mise en ligne en lien avec le service
audiovisuel)
- Information des étudiants sur les cours, ouverture des phases d'évaluation
- Validation des présences aux cours obligatoires
- Vérification des dépôts de contrat de stage
- Sauvegarde semestriel e des documentsGestion Financière :
- Budget du département : bons de commandes sur SIFAC, réalisation des ordres de missions
des enseignants.Préparation et mise en place de la phase de consolidationCompétences et qualités requises
Connaissances :Connaissances du fonctionnement et du cadre réglementaire de l'Université.
Connaissance des procédures comptables de la faculté et de l'Université.
Connaissance du cursus des étudiants de 3ème cycle en médecine générale et des textes de loi en lien.Compétences opérationnelles :Maîtrise des outils bureautiques (pack office).
Maîtrise des logiciels de l'Université : SIFAC, CELENE, UTBOX…
Maîtrise de Teams, Zoom.Compétences comportementales :Grand sens de l'organisation et de la polyvalence.
Sens de l'accueil et de l'écoute.
Faire preuve de diplomatie et d'empathie.
Savoir travail er en autonomie mais aussi en équipe avec la présence des enseignants au bureau le jeudi.
Sens de la discrétion dans le traitement des informations.
Capacités à transmettre les informations rapidement (échanges quotidiens par mail avec l'équipe
enseignante).
Sens de l'adaptation aux changements liés aux réformes.
Savoir gérer un nombre important d'interlocuteurs différents. Poste exposé : Lien entre les étudiants, les
maîtres de stages, les enseignants universitaires et les organismes (ARS, conseils départementaux, affaires
médicales…).Environnement et contexte de travail
Position dans la structure : Le Département de Médecine Générale est en lien avec différents
interlocuteurs : le service scolarité de la faculté, le secrétariat du 3ème cycle, le service du personnel, les
services financiers et RH de l'Université, 400 maîtres de stages des universités, les services hospitaliers
agréés pour la médecine générale en région Centre, l'ARS, les affaires médicales du CHU.
Encadrement : ☐ OUI nombre de personnes x NONContraintes particulières : Le Département de Médecine Générale est en lien avec différents
interlocuteurs : le service scolarité de la faculté, le secrétariat du 3ème cycle, le service du personnel, les
services financiers et RH de l'Université, 400 maîtres de stages des universités, les services hospitaliers
agréés pour la médecine générale en région Centre, l'ARS, les affaires médicales du CHU.
Service du recrutement, de la formation et de la gestion des compétences Univ-tours.frIdentification de l'offre
Catégorie : C
Quotité : 100 %
BAP (si assimilé ITRF) : J
Emploi type : adjoint en gestion administrative
(J5X41)
Poste ouvert aux : contractuels
Durée du
contrat :
jusqu'au
31/08/2024
renouvelable
Prise de fonction : mai 2024
Rémunération : SMICModalités de candidature
Date de publication : 25/03/2024
Date de fin de publication : 19/04/2024Contact pour tout renseignement sur le poste : Contact pour tout renseignement sur la procédure
Clarisse DIBAO DINA
de recrutement :
DRH - Service du recrutement, de la formation, et de
la gestion des compétencesMail :
clarisse.dibao-dina@univ-tours.fr
et
carole.accolas@univ-tours.fr
Mail : recrutement.drh@univ-tours.fr
Téléphone :
Téléphone : 02 47 36 80 82
Dossier de candidature :
Date limite pour candidater : 19/04/2024
Interne : Fiche de vœux, CV (sans photo), dernierentretien professionnel et un entretien professionnel des
années précédentes au choix de l'agent
Externe : CV (sans photo), lettre de motivationPourquoi intégrer l'université de TOURS ?
Une université moderne et ambitieuse, dynamique et attractive
Un cadre de travail valorisant la qualité de vie :
Des avantages sociaux :
- Droit annuel à congés :
- Activités sportives et culturelles
- Restauration collective
- Deux options de temps de travail hebdomadaire • Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
- Temps partiel possible
- Prise en charge partielle transport
- Télétravail possible : 2 jours par semaine
- Aides et prestations d'action sociale : aides à la
famil e, aides aux vacances et séjours éducatifs,
aides aux parents d'enfants handicapés, clinique
juridique ….
Un établissement engagé
Mission Handicap, Mission Egalité, Qualité de Vie au Travail, Transition écologiqueCe poste, comme tous les postes de l'université de Tours est ouvert aux candidats en situation de handicap.
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